Jak istotną rolę spełnia prawidłowa anonimizacja danych w procesie przetwarzania danych osobowych w instytucjach publicznych mogliśmy przekonać się na kanwie ostatnich protestów wyborczych. Poruszenie w zakresie tej tematyki wywołała publikacja na stronie internetowej Sądu Najwyższego treści protestów wyborczych, sporządzonych odręcznie przez wyborców oraz zamieszczanie w mediach społecznościowych fotografii z akt postępowań dotyczących tychże protestów. Wprawdzie dane osób zgłaszających protesty do SN, takie jak imię i nazwisko, zostały zasłonięte, niemniej jednak upubliczniono charakter pisma tych osób, na co zwrócił uwagę Prezes UODO. W piśmie skierowanym do Pierwszej Prezes Sądu Najwyższego poprosił o wskazanie przyczyn opublikowania dokumentów zanonimizowanych w sposób umożliwiający identyfikację danej osoby na podstawie charakteru pisma.
Jednocześnie w swoim wystąpieniu podkreśli, że „charakter pisma w sytuacji, gdy można go powiązać z określoną osobą fizyczną, stanowi daną osobową objętą ochroną prawną na podstawie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.”
W nawiązaniu do powyższej wypowiedzi, warto przytoczyć definicję danych osobowych zawartą w art. 4 RODO. W myśl tego przepisu “dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (“osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; Takie rozumienie pojęcia danych osobowych dalekie jest od stereotypowego, funkcjonującego w potocznym wyobrażeniu znaczenia tego pojęcia, najczęściej utożsamianego jedynie z imieniem, nazwiskiem, numerem identyfikacyjnym PESEL, adresem. Tymczasem wachlarz informacji, pozwalających na bezpośrednią lub pośrednią identyfikację danej osoby może być bardzo szeroki. Za daną osobową w świetle definicji sformułowanej na gruncie RODO może być bowiem uznany również charakter pisma, jeżeli pozwala na identyfikację autora dokumentu, o czym mogliśmy przekonać się na przykładzie wspomnianych publikacji z protestów wyborczych. Z powyższego płynie zatem wniosek, że administratorzy danych osobowych powinni zachować wyjątkową czujność i ostrożność w procesie anonimizacji danych osobowych, a zwłaszcza publikacji dokumentów w przestrzeni publicznej. Na gruncie omawianej problematyki rodzi się zatem pytanie – jak prawidłowo zanonimizować dane osobowe. Przepisy RODO nie zawierają instrukcji w tym zakresie, natomiast dla zrozumienia tego procesu sugeruje się odwołanie się do definicji zawartej w art. 2 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego. W świetle przepisów tej ustawy anonimizacja to „proces zmiany informacji sektora publicznego w informacje anonimowe, które nie odnoszą się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, lub proces zmiany danych osobowych w dane anonimowe w taki sposób, że identyfikacja osoby, której dane dotyczą, nie jest lub już nie jest możliwa”. W uproszczeniu chodzi więc o przekształcania danych w taki sposób, aby nie można było zidentyfikować osoby, której te dane dotyczą, I tak np. w przypadku publikacji dokumentu jego anonimizacja powinna być tak przeprowadzona, aby dane w nim zawarte nie mogły być powiązane z konkretną osobą. Anonimizacji nie można zatem ograniczać jedynie do zasłonięcie imienia i nazwiska, gdyż jej celem jest uniemożliwienie identyfikacji osoby zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio. Stąd wniosek, że dla swojej skuteczności wymaga ona bardziej uważnego spojrzenia, obejmującego także informacje, które w sposób pośredni mogą pozwolić na identyfikację danej osoby, czego najlepszym przykładem było upublicznienie wspomnianych, odręcznie napisanych protestów wyborczych, ujawniających charakter pisma osoby zgłaszającej protest. Nawiązując do tego zdarzenia nadmienić należy, że Prezes UODO w swoim piśmie do Sądu Najwyższego poprosił również m.in. o wskazanie stosowanej procedury anonimizacji treści dokumentów zamieszczanych na stronie internetowej SN oraz w mediach społecznościowych, przedstawienie zasad udostępniania treści mogących zawierać dane osobowe oraz wskazanie czy w opracowaniu tych zasad brał udział inspektor ochrony danych. Z treści powyższych pytań możemy wnioskować, jak istotną rolę w procesie anonimizacji odgrywają procedury, zasady oraz działania inspektora ochrony danych. W praktyce instytucji publicznych dość często mamy do czynienia z koniecznością anonimizacji danych. Dlatego na kanwie opisanej sytuacji, dokonując anonimizacji, warto pamiętać o usunięciu pisma odręcznego, usunięciu innych identyfikatorów jak np. numer sprawy, sygnatura akt, czy charakterystycznych szczegółów, okoliczności sprawy. Oczywiście warto przy tym pamiętać o konsultacji z inspektorem danych osobowych. Im większa świadomość ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, tym mniejsze ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w zakresie anonimizacji danych, a co za tym idzie lepsza ich ochrona. W kontekście poruszonej tematyki warto również pamiętać o zasadzie minimalizacji danych, wyrażonej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, z której płynie wniosek, że administratorzy muszą ograniczać zakres ujawnianych informacji do niezbędnego minimum, aby nie naruszyć praw osób, których dane dotyczą.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
Źródło:
W oparciu o pismo Prezesa UODO do I Prezesa Sądu Najwyższego z dnia 4.07.2025 r., sygn. DKN.5101.195.202, dostęp 6.08.2025 r.: https://uodo.gov.pl/pl/138/3810