Przy udzielaniu informacji telefonicznych osobie telefonującej do jednostki, należy dokonać wnikliwej weryfikacji osób dzwoniących. Przede wszystkim należy pamiętać, że Administrator, zobowiązany jest zachować wszelkie środki ostrożności w celu ochrony danych osobowych petentów/klientów które posiada w swoich zasobach.

…

WERYFIKACJA OSÓB DZWONIĄCYCHCzytaj więcej »

Przypominamy, że od 13 lipca 2025 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego  (dalej: k.p.a.) dotyczące mediacji. Mediacje istnieją w Kodeksie od lat, ale są rzadko stosowane przez organy administracji publicznej. Z tego względu ustawodawca nie zmieniając dobrowolnego charakteru mediacji (art. 96 § 2 k.p.a.), wprowadził następujące zmiany:

Po pierwsze, zgodnie z art. 96a § 1b k.p.a. na każdym organie administracji publicznej spoczywa obowiązek sporządzenia i utrwalenia w aktach sprawy każdego postępowania administracyjnego prowadzonego na zasadach k.p.a. adnotację zawierającą informację czy:

• charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji oraz
• zachodzą okoliczności odstąpienia od zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji, mimo że charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji.

…

ZMIANY W KODEKSIE POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO DOTYCZĄCE MEDIACJICzytaj więcej »

Prawo podatkowe przewiduje wiele form wygaśnięcia zobowiązań podatkowych. Niewątpliwie najpopularniejszą z nich jest zaplata, natomiast dość ciekawym sposobem, mającym na celu uproszczenie rozliczenia między podmiotami, które są wobec siebie jednocześnie dłużnikami i wierzycielami jest potrącenie. Potrącenie jako sposób wygaśnięcia zobowiązania zostało wskazane w art. 59. § 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – dalej o.p.

…

POTRĄCENIE JAKO SPOSÓB WYGASANIA ZOBOWIĄZAŃ PODATKOWYCHCzytaj więcej »

Dla określenia zakresu odpowiedzialność administratora i podmiotu przetwarzającego niezbędne jest zdefiniowanie ról jakie te dwa podmioty pełnią w procesie ochrony danych osobowych oraz ukazanie wzajemnych relacji między nimi. Ustalenie „kto jest kim” jest kluczowym elementem działań w obszarze ochrony danych osobowych. W praktyce sprawia wiele trudności. Warto więc przybliżyć te pojęcia, bo bez ich rozróżnienia nie da się stworzyć prawidłowo funkcjonującego systemu ochrony danych.

…

ZA OCHRONĘ DANYCH OSOBOWYCH SĄ ODPOWIEDZIALNI ZARÓWNO ADMINISTRATOR, JAK I PODMIOT PRZETWARZAJĄCYCzytaj więcej »

Jak istotną rolę spełnia prawidłowa anonimizacja danych w procesie przetwarzania danych osobowych w instytucjach publicznych mogliśmy przekonać się na kanwie ostatnich protestów wyborczych. Poruszenie w zakresie tej tematyki wywołała publikacja na stronie internetowej Sądu Najwyższego treści protestów wyborczych, sporządzonych odręcznie przez wyborców oraz zamieszczanie w mediach społecznościowych fotografii z akt postępowań dotyczących tychże protestów. Wprawdzie dane osób zgłaszających protesty do SN, takie jak imię i nazwisko, zostały zasłonięte, niemniej jednak upubliczniono charakter pisma tych osób, na co zwrócił uwagę Prezes UODO. W piśmie skierowanym do Pierwszej Prezes Sądu Najwyższego poprosił o wskazanie przyczyn opublikowania dokumentów zanonimizowanych w sposób umożliwiający identyfikację danej osoby na podstawie charakteru pisma.

…

ANONIMIZACJA DANYCH OSOBOWYCH W PRAKTYCE INSTYTUCJI PUBLICZNYCHCzytaj więcej »

Obowiązek informacyjny w RODO to kompleksowy wymóg, aby administratorzy danych informowali osoby, których dane dotyczą, o sposobie przetwarzania ich danych osobowych. Obowiązek ten wynika z art. 13 i 14 RODO. Obejmuje on nie tylko przekazanie klauzuli informacyjnej, ale również wiele innych aspektów, takich jak forma przekazywania informacji, termin ich przekazania oraz sposób, w jaki są one prezentowane.

…

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY – JAK GO SPEŁNIĆ W PRAKTYCE. WARSTWOWY OBOWIĄZEK INFORMACYJNYCzytaj więcej »

Przedmiotowa kwestia omawiana jest w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) i ustawy o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.).

Zgodnie z art. 61 § 3a k.p.a. datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wystawienia dowodu otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

…

Z JAKĄ DATĄ WYKONAĆ CZYNNOŚĆ URZĘDOWĄ, JEŚLI WNIOSEK NP. O ZAMELDOWANIE WPŁYWA DO SKRZYNKI EPUAP W NIEDZIELĘ?Czytaj więcej »

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej spoczywa na pracodawcy. Zgodnie z art. art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany m.in.:

• prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) oraz
• przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Jak stanowi art. 10a ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych, gminnym instytucjom kultury, innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego – zwanym dalej “jednostkami obsługiwanymi”. Tożsame rozwiązania prawne ujęte są w ustawie o samorządzie powiatowym (art. 6a – 6d) i ustawy o samorządzie powiatowym (art. 8b – 8f)

…

GDZIE POWINNA BYĆ PRZECHOWYWANA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA PRACOWNIKÓW JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY, KTÓRYCH OBSŁUGĘ ZAPEWNIA CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH?Czytaj więcej »

Drugi rok z rzędu przypominamy o powracającym w samorządzie terytorialnym problemie korzystania w pracy urzędowej i w kontaktach zewnętrznych z komercyjnych, darmowych domen poczty elektronicznej (np. @gmail.com, @poczta.onet.pl, @wp.pl).

Najwyższa Izba Kontroli[1] w lutym 2024 r. zwracała uwagę na poważne zaniedbania w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych, polegających na tym, że jednostki korzystały z komercyjnych skrzynek e-mail bez zawierania umowy powierzenia przetwarzania danych z przedsiębiorstwem prowadzącym skrzynkę. Przetwarzano takie rodzaje danych jak: dane osobowe osób fizycznych (imiona, nazwiska, adresy, numery PESEL, numery telefonów), dane o ich stanie zdrowia (m.in. wyniki badań lekarskich), dane o korzystaniu ze świadczeń opieki społecznej, dane o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia oraz dane o sytuacji rodzinnej (m.in. opisy diagnoz w poradniach psychologiczno-pedagogicznych).

…

CYBERBEZPIECZEŃSTWO W SAMORZĄDZIE TERYTORIALNYM – POCZTA ELEKTRONICZNACzytaj więcej »

W dzisiejszym scyfryzowanym świecie zagrożenia dla informacji i prywatności stały się codziennością. Wszędzie tam, gdzie przetwarzane są dane osobowe, może dojść do naruszenia ochrony danych osobowych. Naruszenia ochrony danych osobowych mogą powodować poważne konsekwencje zarówno dla osób, których dane dotyczą, jak i dla podmiotów zobowiązanych do ich zabezpieczenia. Nie dziwi wiec, że coraz większego znaczenia nabiera ochrona danych osobowych. Właściwe reagowanie na incydenty polegające na naruszeniu ochrony danych osobowych staje się kluczowe dla ochrony podstawowych praw i wolności oraz spełniania wymogów prawnych.

…

NARUSZENIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCHCzytaj więcej »