W toku pracy otrzymaliśmy od jednego z naszych Klientów pytanie o przekazywanie informacji, ewentualnie opinii do sądu i do prokuratury, w sprawach dotyczących postępowań wobec dzieci lub wobec rodziców o np. pozbawienie władzy rodzicielskiej, gdy w otrzymanym wniosku nie powołano się na żadne przepisy RODO. Przedstawione pytanie było dosyć ogólne, więc wymaga również ogólnej odpowiedzi, ale jest dobrym przyczynkiem do omówienia tych podstawowych kwestii.
Zasadniczo sądy i prokuratura to organy państwa, które zgodnie z art. 7 Konstytucji działają na podstawie i w granicach prawa. Oznacza to, że działają w granicach swoich kompetencji, które określają konkretne przepisy. Sądy wykonują wymiar sprawiedliwości i inne zadania z zakresu ochrony prawnej (art. 2 ust. 1 i 2 prawa o ustroju sądów powszechnych), a prokuratura wykonuje zadania w zakresie ścigania przestępstw oraz stoi na straży praworządności (art. 2 prawa o prokuraturze). Z samego ogólnego sformułowania tych przepisów wynika, że zakres kompetencji sądów i prokuratury jest niezwykle szeroki i uszczegóławiany w konkretnych przepisach ustaw. Obie wymienione ustawy klasyfikują sądy i prokuratury jako administratorów danych osobowych przetwarzanych w prowadzonych przez nie sprawach i w ramach realizowanych zadań (art. 175db prawa o ustroju sądów powszechnych i art. 13 § 6 prawa o prokuraturze).
Sądy i prokuratura sporządzając pisma, którymi żądają przedstawienia określonych informacji czy dokumentów zawierających dane osobowe osób fizycznych, rzadko powołują się na konkretne przepisy w odniesieniu do danych osobowych, ponieważ ustawy czasami nie regulują tego w prosty, konkretny sposób. Jednak praktycznie w każdym takim wypadku czynić to będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, ponieważ tym obowiązkiem prawnym jest przeprowadzenie stosownego postępowania. Gdy dotyczy to danych wrażliwych (np. danych dot. zdrowia dziecka), to podstawą będzie art. 9 ust. 2 lit. f RODO, czyli przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy, a gdy chodzi o dane osobowe dot. wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa, to podstawą będzie również art. 10 RODO.
W przypadku gdy sąd rodzinny orzeka w kwestii władzy rodzicielskiej, to postępowanie w tej sprawie opisane jest regulowane przez m.in. kodeks postępowania cywilnego. Należy wskazać, że gdy wpływa pismo z sądu zobowiązujące do przedstawienia jakiejś informacji, to podstawą prawną jest art. 248 § 1 k.p.c., który stanowi, iż „każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne.” Dane osobowe są informacjami chronionymi, ale nie są informacjami niejawnymi (informacje niejawne należy kojarzyć z sekretami państwowymi czy działalnością wywiadowczą).
Jeżeli sprawa dotyczy postępowań ws. nieletnich, czyli dotyczących demoralizacji albo postępowania w sprawach o czyny karalne albo wykonywania środków wychowawczych, środka leczniczego lub środka poprawczego, to żądania sądu będą oparte o art. 5 ustawy o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich, który stanowi, iż „podmioty współdziałające z sądem rodzinnym, a w szczególności instytucje państwowe i samorządowe oraz organizacje społeczne, w tym organizacje pozarządowe, a także osoby godne zaufania, w zakresie swojego działania, udzielają na żądanie sądu rodzinnego informacji niezbędnych w toku postępowania.”
Jeżeli prokurator wysyła pisma z żądaniem określonych informacji, to najpewniej prowadzi on postępowanie karne np. w stosunku do rodzica dziecka. W takim wypadku wszyscy adresaci jego pism są zobowiązani współpracować ze względu na art. 15 § 2 i 3 Kodeksu postępowania karnego. Zgodnie z § 2 „Wszystkie instytucje państwowe i samorządowe są obowiązane w zakresie swego działania do udzielania pomocy organom prowadzącym postępowanie karne w terminie wyznaczonym przez te organy.”, a § 3 stanowi, iż „Osoby prawne lub jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej inne niż określone w § 2, a także osoby fizyczne są obowiązane do udzielenia pomocy na wezwanie organów prowadzących postępowanie karne w zakresie i w terminie przez nie wyznaczonym, jeżeli bez tej pomocy przeprowadzenie czynności procesowej jest niemożliwe albo znacznie utrudnione”.
Powyższe przepisy to tylko przykłady, konkretne pismo w konkretnej sytuacji mogą inaczej określić swoją podstawę prawną, ale należy przyjąć, że prowadząc postępowania sąd i prokuratura działają na podstawie swoich kompetencji ustawowych i prowadząc te postępowania są automatycznie uprawnione do przetwarzania danych osobowych osób fizycznych, które są niezbędne dla przeprowadzenia postępowania, przy czym to sam sąd lub prokurator decydują które informacje należy uznać za niezbędne. Z tego względu należy przyjąć, że jeżeli sąd lub prokuratura żąda przesłania określonych informacji, to należy się do tego stosować.
Podstawa prawna:
– Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1568 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 978).
– Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 46).
– Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 334 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 28 stycznia 2016 r. Prawo o prokuraturze (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 390).