Powyższe pytanie może pojawić się przy okazji porównania przepisów Kodeksu pracy (dalej k.p.), który w art. 94 pkt 9a i 9b stanowi, iż pracodawca jest obowiązany m.in.:
- prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) oraz
- przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
a przepisami ustaw samorządowych. Zgodnie z art. 33 ust. 5 ustawy o samorządzie gminnym, uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wykonuje kierownik urzędu gminy (czyli wójt). Analogiczny przepis znajduje się ustawie o samorządzie powiatowym, której art. 35 ust. 2 stanowi, iż starosta jest kierownikiem starostwa powiatowego oraz zwierzchnikiem służbowym pracowników starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu oraz zwierzchnikiem powiatowych służb, inspekcji i straży. Zgodnie z art. 7 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za jednostki o których mowa w art. 2, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 2 i 3 oraz art. 10 ust. 2 i 3, wykonują: wójt wobec kierowników gminnych jednostek organizacyjnych (art. 7 pkt 1 u.p.s.), oraz wójt lub starosta wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych innych niż wymienione w pkt 1 i 2 (art. 7 pkt 3 u.p.s.)
Dodatkowo, ten stosunek zwierzchnictwa służbowego może być podkreślany przez ustawy szczególne, np. prawo oświatowe, które stanowi, iż do zadań organu prowadzącego szkołę należy wykonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora szkoły lub placówki (art. 10 ust. 6 prawa oświatowego). Zatem – w przypadku dyrektora szkoły, dla której organem prowadzącym jest gmina – osobą upoważnioną do dokonywania za tego pracodawcę (czyli za szkołę) czynności z zakresu stosunku pracy jest wójt (burmistrz, prezydent miasta) – por. art. 31 k.p.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej kierownika samorządowej jednostki organizacyjnej jest czynnością z zakresu prawa pracy wykonywaną przez wójta/starostę. Można się więc zastanawiać, kto właściwie powinien przechowywać akta osobowe dyrektora – pracodawca, czyli w powyższym przykładzie szkoła w swojej siedzibie (szkole), czy może jednak wójt/starosta, który wykonuje uprawnienia organu prowadzącego w zakresie prawa pracy względem dyrektora szkoły w swojej siedzibie (urzędzie gminy/starostwie powiatowym)?
Przepisy wprost tego nie rozstrzygają, dotyczą one sposobu przechowywania dokumentacji, ale nie samego miejsca jej przechowywania, wobec czego w praktyce można spotkać się z praktykowaniem obu interpretacji przepisów. Prawo przy tym nie dopuszcza możliwości kopiowania lub tworzenia duplikatu dokumentacji pracowniczej, celem przechowywania jej w dwóch miejscach jednocześnie.
Wydaje się jednak, iż kierując się wykładnią literalną należy stosować wprost przepisy Kodeksu pracy, czyli art. 94 pkt 9a, który obowiązek prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika powierza pracodawcy[1]. Organ prowadzący nie jest pracodawcą dyrektora szkoły – zawsze jest nim sama szkoła, więc to w niej powinny znajdować się akta osobowe. Nie można uznać, że samo wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora czy kierownika jest wystarczające dla stałego przechowywania dokumentacji pracowniczej takiej osoby przez urząd gminy.
Z tych względów należy uznać, że zalecane jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej kierownika lub dyrektora jednostki organizacyjnej JST w siedzibie pracodawcy kierownika lub dyrektora, a nie w urzędzie gminy lub starostwie powiatowym. Jednak nie ma przepisów wprost zabraniających odmiennej praktyki.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 107 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1135).
– Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 737 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535).
[1] Potwierdza to również § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535).