Przedmiotowa kwestia omawiana jest w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) i ustawy o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.).
Zgodnie z art. 61 § 3a k.p.a. datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wystawienia dowodu otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Dowód otrzymania to instytucja będąca odpowiednikiem urzędowego poświadczenia odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Celem obu jest potwierdzenie w sposób niezaprzeczalny faktu odbioru konkretnego dokumentu elektronicznego przez jego adresata.
Art. 41 u.d.e. ustanawia dwa różne terminy wystawienia dowodu otrzymania w zależności od tego, czy adresatem przesyłki jest podmiot publiczny (definiowany przez art. 2 pkt 6 u.d.e. – przede wszystkim chodzi tu o jednostki sektora finansów publicznych, i podmioty gospodarczo zależne od jednostek sektora finansów publicznych np. spółki komunalne z większościowym udziałem gminy, ale również chodzi tu o komornika sądowego, uczelni niepublicznej i federacji podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki) czy podmiot niepubliczny (zgodnie z definicją z art. 2 pkt 5 u.d.e. podmiot niepubliczny to podmiot nie będący podmiotem publicznym o którym mowa w art. 2 pkt 6 u.d.e.).
Dla korespondencji trafiającej do podmiotu niepublicznego terminem wystawienia dowodu otrzymania jest odebranie korespondencji (art. 41 ust. 1 pkt 1 u.d.e.), które jest definiowane jako każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (art. 41 ust. 2 u.d.e.).
Dla korespondencji trafiającej do podmiotu publicznego terminem wystawienia dowodu otrzymania jest dzień wpłynięcia korespondencji (art. 41 ust. 1 pkt 2 u.d.e.), który należy rozumieć jako zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 1 pkt 3 u.d.e.). Ta definicja jest bardzo ogólna, co zauważa również doktryna „wydaje się, że muszą spełnić się obiektywne warunki techniczne i to głównie po stronie podmiotu niezależnego od nadawcy i adresata. W razie braku stwierdzenia awarii uniemożliwiającej zapoznanie się z otrzymaną korespondencją i prawidłowym wpłynięciem korespondencji warunek ten wydaje się być spełniony.”[1].
Innymi słowy – w przypadku podmiotu publicznego datą wpłynięcia wniosku, który wpłynął na skrzynkę ePUAP w niedzielę o godz. 16:30 jest niedziela godz. 16:30. W przypadku podmiotu niepublicznego będzie to poniedziałek.
Doktryna zauważyła, że takie uregulowanie dowodu otrzymania w warunkach organów administracji publicznej jest kłopotliwe, gdy dochodzi do liczenia terminów: „doręczenia elektroniczne w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego funkcjonują 7 dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę (wyjątkiem w działaniu tych usług są np. prace serwisowe albo ewentualne problemy techniczne). W ustawie o doręczeniach elektronicznych nie uregulowano zasad obliczania terminów, także odesłania w tym zakresie do odrębnej ustawy. Niewątpliwie wpłynięcie korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego oraz odebranie korespondencji przez podmiot niepubliczny w dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę stanowi skuteczne doręczenie tej korespondencji tego dnia. Za racjonalne należy uznać nieuwzględnianie dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego (dzień zdarzenia) przy liczeniu terminu 14 dni na jej odebranie w ramach doręczeniem elektronicznego. Wydaje się, że pozostając w logicznej konsekwencji, w sytuacji, gdy upływ terminu 14 dni przypada w dniu ustawowo wolnym od pracy lub w sobotę, należy przyjąć fikcję prawną doręczenia elektronicznego zastępczego w następnym dniu, który nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy lub sobotą. Ostatecznie poruszone zagadnienia rozstrzygną jednak sądy w ramach kontroli doręczeń, w szczególności w zakresie prawidłowego wskazywania daty doręczenia wynikającej z fikcji prawnej doręczenia elektronicznego zastępczego.”[2].
Jak do tej pory orzecznictwo nie przyniosło konkretnej odpowiedzi na ten problem z powodu ograniczonego stosowania ustawy. W 2024 r. skrzynki doręczeń elektronicznych nie posiadało ponad 70% podmiotów publicznych. Z tego powodu nowelizacją ustawy o doręczeniach elektronicznych do końca 2025 r. Wprowadzono tzw. okres przejściowy, w którym pierwszeństwo mają e-doręczenia, ale organ może odstąpić od tej formy, jeżeli nie ma możliwości organizacyjnych do jej wykorzystywania, na rzecz doręczeń tradycyjnych.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572).
[1] K. Czaplicki, K. Świtała [w:] Doręczenia elektroniczne. Komentarz, wyd. II, red. M. Wilbrandt-Gotowicz, Warszawa 2025, art. 41.
[2] B. Kwiatek [w:] Doręczenia elektroniczne. Komentarz, red. A. Skóra, Warszawa 2023, art. 42.