Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej spoczywa na pracodawcy. Zgodnie z art. art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany m.in.:
- prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) oraz
- przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
Jak stanowi art. 10a ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych, gminnym instytucjom kultury, innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego – zwanym dalej “jednostkami obsługiwanymi”. Tożsame rozwiązania prawne ujęte są w ustawie o samorządzie powiatowym (art. 6a – 6d) i ustawy o samorządzie powiatowym (art. 8b – 8f)
Zgodnie z art. 10b u.s.g. do rada gminy określa w uchwale w szczególności: jednostki obsługujące, jednostki obsługiwane oraz zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi. Wynika z tego, że to uchwała rady gminy musi wyraźnie wskazywać czym dokładnie zajmuje się jednostka obsługująca (popularnie znana jako Centrum Usług Wspólnych – CUW). O ile uchwała rady gminy wyraźnie nie precyzuje, że akta osobowe pracowników jednostek obsługiwanych mają być przechowywane przez CUW, to powinny one być przechowywane w tychże jednostkach obsługiwanych, zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy, ponieważ to one są pracodawcami swoich pracowników.
Co prawda CUW ma prawo żądania od jednostki obsługiwanej informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki (art. 10b ust. 4 u.s.g.) oraz CUW jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną w zakresie i celu niezbędnych do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki (art. 10d u.s.g.), jednak te przepisy nie jest same w sobie wystarczające dla stałego przechowywania dokumentacji pracowniczej w CUW. Należy pamiętać, że zgodnie z zasadą minimalizacji przetwarzania danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) dane osobowe mają być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. O ile jako cel nie zostało wprost wskazane w uchwale rady gminy wskazane przechowywanie dokumentacji pracowniczej, to nie sposób uznać, że trzymanie całości akt osobowych w CUW jest zgodne z RODO, albowiem dokumentacja pracownicza zawiera więcej informacji niż te potrzebne tylko do obsługi płacowej czy obsługi kadrowej.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).