Wejście w życie przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w 2018 roku spowodowało konieczność dostosowania przepisów Kodeksu pracy (dalej: k.p.) dot. monitoringu pracownika do regulacji RODO. Kwestia ochrony danych osobowych jest bowiem kluczowym aspektem stosowania tej instytucji, gdyż w oczywisty sposób nagrywanie pracownika stanowi wejście w granice jego prawa do prywatności.
RODO w art. 5 ustanawia zasady legalnego przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z tym przepisem dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (art. 5 ust. 1 lit. a RODO), zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).
Jak wynika z przytoczonych zasad kluczowe znaczenia mają cele przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO administrator danych osobowych jest odpowiedzialny za przestrzeganie tych zasad i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie.
Uprawnienie pracodawcy do korzystania monitoringu wizyjnego wynika z art. 222 k.p. Zgodnie z § 1 tego przepisu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Ustawodawca określa więc cztery przesłanki uzasadniające wprowadzenie monitoringu wizyjnego:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
- zapewnienia ochrony mienia (pracodawcy, pracowników i innych osób);
- przeprowadzania kontroli produkcji;
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Każda z tych przesłanek jest celem przetwarzania danych osobowych w rozumieniu RODO. Jest to katalog zamknięty, nie można wprowadzić monitoringu z innych powodów niż te wymienione wyżej. Potwierdza to również art. 222 § 3 k.p., zgodnie z którym nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Wystarczy spełnienie tylko jednej z tych czterech przesłanek, aby móc zastosować monitoring.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w 2018 roku wydał Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego[1], w którym podkreślał, że we wskazanych wyżej celach, w tym w „kontroli produkcji”, nie mieści się stosowanie monitoringu jako środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy, mimo iż „mogą istnieć pokusy, by monitoring przy okazji był narzędziem np. kontroli długości przerw czy opuszczania przez pracownika miejsca pracy, a także obserwacji czynności wykonywanych podczas świadczenia pracy. […] Zgodnie z Konstytucją RP, RODO czy Kodeksem pracy, podmioty stosujące monitoring powinny kierować się przede wszystkim zasadami celowości i minimalizacji danych. Przewidują one, że dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Ponadto, pozyskiwać można jedynie te dane, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Innymi słowy, wymagane jest stosowanie tylko środków proporcjonalnych do celów przetwarzania danych osobowych. W przypadku monitoringu celem tym jest zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony osób oraz mienia, nie zaś nadzór nad efektywnością czy wydajnością wykonywanej przez pracownika pracy.”
Ta interpretacja jest szeroko akceptowana. Jest to istotne z kilku powodów – jeżeli pracodawca wbrew przepisom Kodeksu pracy będzie korzystał z monitoringu wizyjnego jako narzędzia kontroli wykonywania pracy, to naraża się na negatywne konsekwencje z dwóch reżimów odpowiedzialności – administracyjnego, przewidzanego w ustawie o ochronie danych osobowych i RODO oraz cywilnego przewidzianego w kodeksie cywilnym.
Po pierwsze, takie zachowanie będzie traktowane jako naruszenie podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych i może skutkować odpowiedzialnością przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z art. 83 RODO Prezes UODO może za naruszenia nałożyć administracyjną karzę pieniężną w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.
Po drugie, używanie monitoringu niezgodnie z przepisami stanowi nielegalne wkroczenie w prawo do prywatności pracownika, które to prawo jest dobrem osobistym w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Pracownik może więc pozwać pracodawcę przed sądem cywilnym na podstawie art. 23 i 24 k.c., które dotyczą ochrony dóbr osobistych oraz art. 448 k.c., zgodnie z którym pracownik będzie mógł domagać się zadośćuczynienia pieniężnego od pracodawcy. Warto przy tym wskazać, iż takie sprawy sądowe są proste do wygrania przez pracownika, ponieważ, zgodnie z orzecznictwem, „już samo utrwalenie wizerunku osoby bez jej zgody, jest już naruszeniem w płaszczyźnie art. 23 k.c. i 24 k.c.” (Wyrok SA w Gdańsku z 30.10.2019 r., V ACa 440/19, LEX nr 2945590.) – czyli jeżeli pracownik udowodni, iż pracodawca użył monitoringu do innych celów niż wskazanych w art. 222 k.p., które nie mają pokrycia w przepisach prawa, to pracodawca prawie na pewno taką sprawę przegra.
Dodatkowo, w skrajnych przypadkach, może pracodawcy grozić odpowiedzialność karna. Zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych kto przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
[1] Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego, Warszawa 2018 (dostęp: https://uodo.gov.pl/data/filemanager_pl/1200.pdf)