Czy w sytuacji, kiedy opinia/orzeczenie, zostają złożone w szkole/placówce wymagana jest dodatkowa zgoda rodzica na przetwarzanie danych?
Kierując się poglądem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgoda nie stanowi podstawy przetwarzania danych osobowych zawartych w orzeczeniu.
Rodzic nie ma obowiązku złożenia w szkole opinii lub orzeczenia uzyskanego z Poradni, natomiast w przypadku decyzji rodzica/opiekuna prawnego o ich złożeniu, nie jest wymagane uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Szkoła przetwarza dane osobowe zwykłe ucznia i rodzica/opiekuna prawnego oraz szczególne dotyczące zdrowia ucznia, zawarte w opiniach i orzeczeniach poradni psychologiczno-pedagogicznej m.in. w celu organizowania kształcenia specjalnego; indywidualnego nauczania; wczesnego wspomagania rozwoju dziecka; dostosowania wymagań edukacyjnych wynikających z programu nauczania do indywidualnych potrzeb ucznia, u którego stwierdzono specyficzne trudności w uczeniu się, uniemożliwiające sprostanie tym wymaganiom; objęcia ucznia zindywidualizowana ścieżką kształcenia w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zgodnie z art. 127 ustawy z 14.12.2016 r. Prawo oświatowe i § 12 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 9.08.2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach.
Zwykłe dane osobowe ucznia oraz rodzica lub opiekuna prawnego są przetwarzane w celu wykonania konkretnych obowiązków prawnych szkoły, na podstawie art. 6 ust.1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1 ze zm.) – dalej RODO.
Natomiast szczególne dane osobowe ucznia dotyczące zdrowia są przetwarzane na podstawie art. 9 ust 2 lit g RODO, ponieważ jest to niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa państwa członkowskiego.
Urząd Ochrony Danych Osobowych, na przykładzie jednostki oświatowej, jaką jest poradnia psychologiczno-pedagogiczna w kontekście udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej, wyraził pogląd, że podstawę przetwarzania danych osobowych (bez zgody) stanowi art. 9 ust 2 lit g, ale niezbędne jest wskazywanie przepisów prawa konkretyzujących jej zadania. W związku z powyższym nastąpiła zmiana przepisów w tym zakresie, wprowadzona w wyniku wystąpienia UODO z września 2021 r. do MEN, dotyczącego problematyki zbyt słabego uregulowania w przepisach prawa kwestii związanych z przetwarzaniem danych przez poradnie. W szczególności UODO wskazało, że przetwarzanie danych powinno w tym wypadku opierać się na przepisach prawa. W konsekwencji przedstawienia tego poglądu UODO, z dniem 28.12.2021 r. został uchylony § 6 ust 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 7.09.2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1743 ze zm.), który nakazywał pobranie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wydania orzeczenia lub opinii.
UODO nie wypowiedział się, co prawda w kwestii podstawy przetwarzania przez szkoły danych osobowych zawartych w orzeczeniach i opiniach. Natomiast z uwagi na powyższy pogląd dotyczący poradni psychologiczno–pedagogicznych oraz jego wpływ na zmianę ww. regulacji można uznać przez analogię, że również przetwarzanie przez szkoły danych osobowych zwykłych oraz szczególnych zawartych w orzeczeniach w związku z realizowaniem zadań szkoły wynikających z obowiązujących przepisów, może mieć miejsce bez pobierania zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. g RODO, a więc jest niezbędne odpowiednio do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz ze względów związanych z ważnym interesem publicznym.
Z tych względów zasadne zdaniem opiniującego wydaje się obecnie uznanie, że przetwarzanie danych osobowych zawartych w opiniach i orzeczeniach poradni nie wymaga uzyskania zgody, jeżeli następuje w związku z wykonywaniem zadań szkoły wynikających z obowiązujących przepisów.
Reasumując:
1) Szkoła przetwarza dane zawarte w orzeczeniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na szkole) oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO (ważny interes publiczny) w związku z przepisami Ustawy Prawo oświatowe i Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 9.08.2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach.
2) Nie ma konieczności uzyskiwania od rodziców odrębnej zgody, ponieważ dostarczenie orzeczenia jest niezbędne do realizacji zadań oświatowych (np. organizacji zajęć rewalidacyjnych czy IPET), szkoła nie musi uzyskiwać od rodzica odrębnej zgody na przetwarzanie danych zawartych w orzeczeniu, jeśli jest ono realizowane w celach ustawowych.
3) Celem przetwarzania danych osobowych ucznia zawartych w orzeczeniu jest zapewnienie odpowiednich form kształcenia, metod pracy oraz pomocy psychologiczno-pedagogicznej dostosowanej do potrzeb ucznia.
4) Po otrzymaniu przez szkołę/placówkę orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego wiąże się z przetwarzaniem danych szczególnej kategorii (dotyczących zdrowia), co wymaga dopełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO wobec rodzica/ opiekuna prawnego. Stosowna klauzula RODO dla rodzica/opiekuna składającego orzeczenie stanowi załącznik do opinii.
Podstawa prawna:
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
– Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 z późn. zm.)
– Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1798).