Na podstawie art. 33 ust. 2 i 41 ust. 1 ustawy z 14.12.2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 910) – dalej p.o., dyrektorzy publicznych szkół podstawowych kontrolują spełnianie obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązku szkolnego przez dzieci zamieszkałe w obwodach tych szkół i prowadzą ewidencję spełniania obowiązku szkolnego.
Dodatkowo zgodnie z § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 25.08.2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r., poz. 1646 ze zm.) szkoła podstawowa prowadzi księgę ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu zamieszkałych w obwodzie szkoły, w której przetwarza określone dane osobowe. Dane te szkoła podstawowa pozyskuje z zewnątrz. Na podstawie art. 41 ust. 2 p.o. wójt gminy (burmistrz, prezydent miasta) jest obowiązany przekazywać dyrektorom publicznych szkół podstawowych na obszarze gminy informacje o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży w wieku 3-18 lat. W ten sposób organ prowadzący obwodową szkołę podstawową przetwarza dane osobowe dzieci i młodzieży w celu wykonania obowiązku prawnego, zgodnie z art. 4 pkt 2 i art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1) – dalej RODO. Organ prowadzący jest zobowiązany do przesłania szkole tych danych osobowych z zapewnieniem, że nastąpi to w sposób zapewniający ich należytą ochronę (art. 5 ust. 1 lit. f i art. 24 ust. 1 RODO). W związku z tym dane osobowe przede wszystkim powinny zostać przekazane szkole.
Należy wskazać, że gmina powinna realizować kontrolę spełnienia obowiązku szkolnego przez młodzież zamieszkałą na terenie tej gminy o której mowa w art. 41 ust. 1 ustawy z 14.12. 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148 ze zm.) – dalej u.p.o., na podstawie posiadanych danych z ewidencji ludności.
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 kwietnia 2014 r. I OSK 76/14
„Obowiązek rzetelnej i aktualizowanej ewidencji rodziców dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu spoczywa na dyrektorze szkoły i wójcie gminy właściwej ze względu na siedzibę tej szkoły.”
Termin i dane osobowe, jakie wójt/burmistrz powinien przekazać dyrektorom szkół na mocy art. 41 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016r. Prawo oświatowe (Dz.U. z 2020r. poz. 910 t.j.) w związku z kontrolą obowiązku nauki.
Dane osobowe dzieci powinny być ograniczone i adekwatne do celu, w jakim zostały zebrane. Ma to swoją podstawę w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, który zawiera w sobie zasadę minimalizacji danych. W przepisach Ustawy z dnia 14 grudnia 2016r. Prawo oświatowe (Dz.U. z 2020r. poz. 910 t.j.) nie jest jasno określone, jakie dane dzieci powinny zostać przekazane wójtowi/burmistrzowi. Przyjęto ogólnie, że powinny to być takie dane, które są niezbędne do realizacji wyznaczonego zadania. Do omawianych danych można zaliczyć imię i nazwisko dziecka, jego miejsce zamieszkania, oraz numer ewidencyjny PESEL. Powyższe dane są wystarczające, by dyrektor szkoły mógł dokonać kontroli, oraz sprawdzić, czy w obwodzie jego szkoły jest prawidłowo spełniany obowiązek nauki.
Wójt/burmistrz co najmniej raz w roku przed rozpoczęciem roku szkolnego powinien przesyłać dyrektorom szkół wykazy danych osobowych dzieci i młodzieży, które przygotowuje organ ewidencji ludności na podstawie obwodów danej szkoły.
Materiał opracowany w oparciu o opinie w portalu lex.pl