Pracodawca zgodnie z obowiązującymi od 4 maja 2019 r. nowymi przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych art. 8 ust. 1d (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 923) posiada obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia Funduszu. Czynności takiej powinien dokonać nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca jest zobowiązany również mocą powyższych przepisów do usuwania danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne.
Pracodawca aby przyznać pracownikowi świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Aby realizować to zadanie musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko i wyłącznie te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał. Przepisy ustawy o ZFŚS zakładają, że pracodawca w ramach Funduszu przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia czy też dopłaty z tego źródła oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Artykuł 8 ust. 1 wspomnianej ustawy zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Dodany w 2019 roku art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej, ale tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji celów.
W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.
Administratorzy przetwarzając dane osobowe, nie powinni też zapominać o zasadach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przyjęło się, że adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (pracodawcy).
Przepisy ustawy o ZFŚS nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej przedstawia pracownik. Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.
Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.
Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi natomiast ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
Prezes UODO wskazuje, że RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu Świadczeń Socjalnych.
W praktyce oznacza to, że zarówno w podmiotach publicznych, jak i niepublicznych, pracodawcy prowadzący ZFŚS muszą dokonywać corocznych przeglądów, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Co ważne, przegląd dotyczy całości dokumentacji.
W przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Zatem podmioty publiczne będą realizowały zarówno cele związane z ochroną danych osobowych w ramach działania Funduszu, jak i cele archiwizacyjne.
Na dokumentację Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych składają się wnioski pracowników o przyznanie świadczenia wraz z oświadczeniami o dochodach, listy do wypłaty, protokoły komisji socjalnej m.in. zatwierdzające listy do wypłat, plan finansowy, pisma ws. przyznania zapomogi. Praktycznie wszystkie te dokumenty zawierają dane osobowe.Przez jaki okres należy przechowywać taką dokumentację?
Należy odróżnić przechowywanie dokumentacji według wewnętrznych regulacji pracodawcy od obowiązków w zakresie usuwania z tej dokumentacji danych osobowych zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami chroniącymi te dane.
Zgodnie z art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.) pracodawca (m. in. będący samorządową jednostką organizacyjną) wprowadza sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji. Natomiast jego treść, jako aktu wewnętrznego, nie może naruszać powszechnie obowiązujących zasad przetwarzania danych osobowych. Na podstawie art. 8 ust. 1 i 1a ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 923) – przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Ustawa o Zakładowym Funduszu Socjalnym nie reguluje okresu przetwarzania wszystkich danych osobowych związanych z przyznawaniem świadczeń ZFŚS, danych dotyczących sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zgodnie z art. 8 ust. 1c ww ustawy pracodawca przetwarza powyższe dane osobowe (czyli oświadczenia oraz przedłożone dokumenty, które dotyczą spełniania kryterium socjalnego) przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu, oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych dotyczących spełniania kryterium socjalnego, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania, usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w art. 8 ust. 1a i 1c ustawy o funduszu. Pracodawca usuwa dane, które są zbędne do przyznania i ustalenia wysokości świadczenia lub do dochodzenia praw lub roszczeń związanych z konkretnym świadczeniem.
W związku z tym przez okres 5 lat, czyli przez czas trwania biegu terminu przedawnienia należności publicznoprawnych, który jednocześnie dany pracodawca przyjął jako okres archiwizowania dokumentacji ZFŚS, pracodawca nie może przechowywać wszelkich oświadczeń, zaświadczeń i innych dokumentów złożonych przez osoby uprawnione, z uwagi na cytowane regulacje ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. W celu wykazania zasadności przyznania świadczenia socjalnego można przechowywać tylko dane, które są konieczne do wykazania prawidłowości przyznanego świadczenia, czyli w szczególności wnioski, decyzje o przyznaniu świadczeń, protokoły komisji socjalnej, listy do wypłaty, plany finansowe, pisma o przyznaniu lub odmowie przyznania świadczenia, umowy i ewentualnie niektóre dane z oświadczeń lub dokumentów, gdy uzupełniają one treść wniosku w sposób pozwalający ustalić rodzaj wnioskowanego świadczenia i ogólną przyczynę jego udzielenia (np. zdarzenie uprawniające do przyznania pomocy w formie zapomogi)
Natomiast z dokumentacji archiwizowanej przez 5 lat w związku z obowiązkowymi przeglądami należałoby usuwać szczegółowe informacje świadczące o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej i członków jej rodziny. Przykładowo, gdy we wniosku o przyznanie świadczenia na uzasadnienie jego przyznania zostanie wskazany dochód na osobę w rodzinie, a na potwierdzenie prawdziwości tych informacji zostanie złożone oświadczenie pozwalające co najmniej ustalić liczbę członków w rodzinie oraz kopie PIT-ów lub zaświadczenia o dochodach, wniosek można przechowywać przez 5 lat na wypadek kontroli (wynika z niego spełnienie kryterium z regulaminu ZFŚS), a oświadczenie, PIT-y i zaświadczenia zawierające dane osobowe należy usunąć na zasadach określonych w art. 8 ust. 1c i 1d ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Gdyby wniosek w swojej treści zawierał szczegółowe personalia osób w gospodarstwie domowym i o dochodzie każdej z nich, jako element oświadczenia, o którym mowa w art. 8 ust. 1a u.z.f.ś.s., również takie dane powinny być okresowo przeglądane i usuwane, z pozostawieniem tylko informacji pozwalających ustalić spełnianie kryterium z regulaminu ZFŚS, uzależniającego przyznanie wnioskowanej pomocy m.in. od sytuacji materialnej. Podobnie należy postąpić w sytuacji, gdy zapomoga, refundacja lub inne świadczenie socjalne są przyznawane z uwagi na stan zdrowia, ponad okresy uregulowane w art. 8 ust. 1c i 1d u.z.f.ś.s. nie powinny być przechowywane w dokumentacji ZFŚS informacje o konkretnych schorzeniach, lekach, itp. Przykładowo oryginał przedłożonego zaświadczenia lekarskiego lub recepty należałoby zwrócić pracownikowi (na tym również może polegać usuwanie danych przez pracodawcę). Natomiast upoważniona przez pracodawcę osoba może sporządzać notatki urzędowe na okoliczność złożenia szczegółowego oświadczenia, zaświadczenia lub innej dokumentacji, na podstawie której zweryfikowano zasadność wniosku – np. że fakt długotrwałej choroby uzasadniający przyznanie zapomogi został potwierdzony zaświadczeniem lekarskim z podaniem jego daty, numeru i wystawcy; a także że na zasadach określonych w regulaminie ZFŚS w określonym terminie dane te zostały usunięte – co może polegać na zniszczeniu zaświadczenia lekarskiego lub trwałym usunięciu z jego treści danych dotyczących jednostki chorobowej. Również pod kątem zawierania takich szczegółowych danych osobowych dotyczących sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej należy przeprowadzić przegląd pozostałej dokumentacji ZFŚS i w razie ich wystąpienia należy usuwać informacje z dokumentów przechowywanych przez 5 lat. Na przykład, jeśli z protokołu komisji lub pisma w sprawie przyznania lub odmowy przyznania świadczenia wynika, że było rozpatrywane z powodu długotrwałej choroby, taką dokumentację można przechowywać, natomiast w sytuacji gdyby dokumentacja zawierała informację o konkretnym schorzeniu, przyjmowanych lekach, przeprowadzonych zabiegach, itp. – należy ją usunąć.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 923) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.);
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).