Podpisywanie upoważnień z pracownikami jest jednym ze środków organizacyjnych, którego celem jest zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych i kontroli nad tym, kto i w jakim celu oraz w jaki sposób ma dostęp do przetwarzanych danych osobowych i jakich czynności może na wspomnianych danych dokonywać.
Przyjmowane przez administratora środki powinny służyć m.in. zapobieganiu nieuprawnionemu przetwarzaniu danych osobowych oraz zagwarantowaniu, iż osoby upoważnione będą mały dostęp wyłącznie do danych osobowych zgodnych z zakresem ich uprawnień.
Należy nadmienić, że przepisy RODO nie wskazują na konieczność nadawania upoważnień w formie pisemnej, natomiast może to wynikać z przepisów szczególnych. Przykładem przepisu nakładającego obowiązek sporządzenia upoważnienia w formie pisemnej jest art. 221 b § 3 Kodeksu pracy, który jasno precyzuje, że do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania danych wydane przez pracodawcę. Zgodnie z § 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych należy przetrzymywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym np. dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.
Powyższy przepis jest podstawą do przechowywania w części B akt osobowych pracownika upoważnień nadawanych pracownikom zarówno w związku z wykonaniem obowiązku określonego w art. 221 b § 3 Kodeksu pracy, jak i w przypadku, kiedy pracodawca nadaje upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, traktując je jako jeden ze środków organizacyjnych, którego celem jest zabezpieczenie danych osobowych i kontroli nad procesem ich przetwarzania.
W momencie, gdy upoważnienia są częścią określonej dokumentacji, wówczas okres ich przechowywania może wynikać z przepisów określających zasady i sposób prowadzenia takiej dokumentacji, zatem jeśli upoważnienia są częścią dokumentacji pracowniczej (akt osobowych) wtedy należy odwołać się do przepisów Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej i przepisów ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, które przewidują skrócenie (w zależności od daty zatrudnienia pracownika) dotychczas obowiązujących terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1);
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020r. poz. 1320 t.j.);
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018r. 2369);
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018r. poz. 357).