Odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej złożony w trybie ustawy z 6.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej, powinna być udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, może dojść do przedłużenia 14-dniowego terminu na udostępnienie informacji, jeżeli wnioskowana informacja w podstawowym terminie nie może zostać udostępniona, na przykład z uwagi na zakres wnioskowanych informacji i czas niezbędny do ich zebrania.
W takim przypadku należy w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku poinformować wnioskodawcę o powodach opóźnienia, oraz o nowym terminie udostępnienia informacji, który nie może jednak być dłuższy niż dwa miesiące.
Ugruntowane jest już w orzecznictwie, że wydłużenie terminu nie może służyć wyłącznie jako metoda „odroczenia” obowiązku udostępnienia informacji. Co więcej, ze względu na fakt, że w ustawie o dostępie do informacji publicznej istnieją oddzielne uregulowania dotyczące kosztów przygotowania informacji (art. 15 ust. 2) oraz braku możliwości przygotowania informacji zgodnie z wnioskiem (art. 14 ust. 2), to należy uznać, że te okoliczności nie mogą stanowić podstawy przedłużenia terminu odpowiedzi na wniosek.
W praktyce zdarza się stosowanie art. 15 ust. 2 łącznie z art. 13 ust. 2 – najpierw daje się wnioskodawcy 14 dni, by zdecydował, czy wycofuje bądź modyfikuje wniosek ze względu na naliczenie przez urząd opłaty, a następnie wydłuża się termin odpowiedzi (np. ze względu na skomplikowanie wniosku) o dwa miesiące. Finalnie zatem wniosek jest rozpatrywany dłużej niż przewidział ustawodawca, bo dwa miesiące i 14 dni, nie dwa miesiące.
Katalog przyczyn uniemożliwiających udzielenie informacji w terminie do 14 dni jest otwarty. W orzecznictwie wskazuje się, że organ może skorzystać z możliwości przedłużenia terminu także wówczas, gdy wniosek o udostępnienie informacji publicznej jest nieprecyzyjny i zachodzi potrzeba wyjaśnienia jego zakresu z wnioskodawcą. Wątpliwości organu co do informacji publicznej muszą jednak być uzasadnione. Instytucja, do której wpłynął wniosek, powinna w takim wypadku wskazać, jakie czynności podejmie w celu odpowiedzi na pytania, jednocześnie informując, co utrudnia realizację wniosku. Warto wskazać, że istnieją pewne okoliczności, które zgodnie z orzecznictwem nie stanowią usprawiedliwienia opieszałości w działaniu – jako taką można wskazać np. urlop pracownika gminy czy też fakt, że wiadomość mailowa z wnioskiem o informację publiczną wpadła do spamu. Innymi słowy nieprawidłowości w organizacji działania organu władzy publicznej nie mogą opóźniać realizacji wniosku.
Literalna wykładnia przepisu zdaje się sugerować dwie rzeczy. Ustawodawca mówi o „terminie, w jakim [organ] udostępni informację” – i wydaje się, że gdyby ustawodawca przewidywał wielokrotne przedłużanie terminu na odpowiedź, to użyłby formy „terminów, w jakich udostępni informacje”. Zarazem w doktrynie wskazuje się, że wielokrotne przedłużanie terminu jest dopuszczalne, o ile suma wszystkich przedłużeń nie przekracza wskazanego przez ustawodawcę dwumiesięcznego terminu. Podobne stanowisko jest także prezentowane w orzecznictwie:
Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyroku z dnia 18.12.2019 r., I OSK 1781/18 stwierdził że “Gdy podmiot dysponujący informacją publiczną nie jest w stanie rozpoznać wniosku o udostępnienie informacji publicznej w terminie przewidzianym w art. 13 ust. 1 u.d.i.p., powinien zastosować procedurę, o której mowa w art. 13 ust. 2 u.d.i.p. A zatem powinien zawiadomić wnioskodawcę, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, o fakcie uchybienia terminowi z art. 13 ust. 1 u.d.i.p. do udzielenia informacji publicznej, podając przyczyny opóźnienia i wskazując termin, w którym udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące.” We wskazanym wyroku NSA wyjaśnił też, że “Gdy we wskazanym w art. 13 ust. 1 u.d.i.p. terminie zobowiązany podmiot nie udzieli żądanej informacji lub nie podejmie nakazanych prawem czynności zmierzających do powiadomienia o przyczynach zwłoki i o dodatkowym terminie albo, podejmując te czynności, nie udzieli informacji w maksymalnym 2-miesięcznym terminie, albo wreszcie nie wyda na zasadach przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego decyzji o odmowie udzielenia żądanej informacji publicznej mamy do czynienie z bezczynnością organu. Nieudzielenie informacji publicznej oraz niepowiadomienie w trybie art. 13 ust. 2 u.d.i.p. o powodach i terminie, w jakim informacja zostanie udostępniona, oznacza bezczynność podmiotu zobowiązanego do jej udzielenia.”
W innym wyroku NSA wskazał ponadto, że “Art. 13 ust. 2 u.d.i.p. nie może służyć do wydłużenia terminu przewidzianego do wydania decyzji odmownej w sprawie, gdyż organ musi – zgodnie z literalną treścią omawianych przepisów – poinformować o “terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku” a ustawodawca wyraźnie stanowi o terminie udostępnienia informacji, a nie o terminie rozpatrzenia wniosku o informację publiczną (a zatem organ w terminie wskazanym w art. 13 ust. 1 u.d.i.p. zobowiązany jest albo odmówić udostępnienia żądanej informacji albo ustalić, że podlega ona udostępnieniu, przy czym dla jej udostępnienia niezbędny jest dodatkowy czas).” – zob. wyrok NSA z 07.06.2018 r., I OSK 2245/16.
Wydłużenie terminu udostępnienia informacji może także nastąpić w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 u.d.i.p., tj. wówczas, gdy informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku. W takim przypadku podmiot obowiązany do udostępnienia informacji powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie. Powiadomienie powinno być dokonane w ciągu 14 dni od złożenia wniosku (zob. wyrok NSA z dnia 15.12.2016 r., I OSK 904/15). W takim przypadku, jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się.
W wyroku z dnia 02.12.2010 r., I OSK 1646/10 NSA wyjaśnił, że “Podmiot obowiązany do udostępnienia jest zobligowany do pisemnego powiadomienia wnioskodawcy o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem oraz wskazaniami, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie. Przepis ten nie pozostawia podmiotowi możliwości innego zachowania się, gdy nie może zrealizować swej powinności w formie żądanej przez wnioskodawcę.”
Termin udzielenia informacji publicznej może się wydłużyć również ze względu na konieczność pobrania opłaty (art. 15 ust. 2 u.d.i.p.) – w przypadku, gdy podmiot obowiązany do udostępnienia informacji ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. W takim przypadku podmiot obowiązany do udostępnienia informacji powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek.
Warto wskazać, że “Powstanie obowiązku uiszczenia opłaty w wysokości odpowiadającej kosztom związanym ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnia informacji i wezwanie strony do uiszczenia tej opłaty, powoduje jedynie przesunięcie terminu udostępnienia tej informacji w zakresie określonym w przepisie art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Organ administracji publicznej nie może więc uzależnić udostępnienia informacji publicznej od uiszczenia opłaty.” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 31.08.2021 r., II SAB/Go 2/21).
W uzasadnieniu prawnym wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dnia 15 lutego 2022 r. II SAB/Ol 15/22 w sprawie zastosowanie terminu określonego w art. 13 ust. 2 u.d.i.p. sąd wskazuje, że art. 13 ust. 2 u.d.i.p. posługuje się otwartą formułą “jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie”, co pozwala na zindywidualizowanie zastosowania tej regulacji do okoliczności konkretnej sprawy (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 19 lutego 2020 r., sygn. akt II SAB/Po 4/20, LEX nr 2837704). Dopuszczalne jest zatem wydłużenie 14-dniowego terminu w przypadku braku możliwości udzielenia informacji publicznej, przy czym organ jest zobligowany do powiadomienia wnioskodawcy, przed upływem tych 14 dni, o powodach opóźnienia oraz do wyznaczenia dodatkowego terminu udostępnienia informacji. Jednocześnie przepisy u.d.i.p. nie wskazują, jakie powody opóźnienia są dopuszczalne, należy jednak uznać, że muszą to być powody bezpośrednio związane z opóźnieniem w udostępnieniu konkretnej informacji publicznej. Jak podnosi się w orzecznictwie, o ile zgodnie z art. 13 ust. 2 u.d.i.p. organ może przedłużyć termin do rozpoznania wniosku do maksymalnie dwóch miesięcy, to z uprawnienia tego organ może skorzystać wówczas, gdy zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego zakresu (np. wniosek jest nieprecyzyjny, wielowątkowy, lub zachodzi wątpliwość, czy dotyczy informacji publicznej). Niedopuszczalne jest stosowanie art. 13 ust. 2 u.d.i.p. jedynie w celu “odroczenia” na okres do dwóch miesięcy obowiązku udostępnienia żądanej informacji publicznej (vide: wyrok WSA w Łodzi z dnia 10 października 2018 r., sygn. akt II SAB/Łd 105/18, dostępny na stronie orzeczenia.nsa.gov.pl dalej CBOSA). W kolejnym judykacie WSA w Łodzi wskazał że przepis art. 13 ust. 2 u.d.i.p. ma na celu umożliwienie zobowiązanym podmiotom, wśród których ustawodawca przewidział podmioty nie będące organami władzy oraz administracji publicznej, a więc jednostki niejednokrotnie nie zatrudniające prawników, rozpoznanie wniosku i przygotowanie odpowiedniego pisma lub decyzji, co w trudniejszych sprawach może wymagać więcej czasu niż 14 dni. (Wyrok WSA w Łodzi z 26 kwietnia 2017 r., sygn. akt II SAB/Łd 21/17 CBOSA)
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902).