Przechowywanie danych osobowych jest jedną z operacji przetwarzania danych osobowych wymienioną w art. 4 pkt. 2 RODO, tak więc istotne w przedmiotowej sytuacji jest przestrzeganie przepisów RODO, w szczególność zasady minimalizacji i ograniczenia czasowego przetwarzania danych.
W pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę art. 227 kodeksu pracy regulującego kwestie zapobiegania chorobom zawodowym, który nakłada na pracodawcę obowiązek przeprowadzania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, rejestrowania i przechowywania wyników tych badań oraz udostępniania ich pracownikom. Jak wynika z brzemienia tego przepisu pracodawca ma obowiązek prowadzenia przedmiotowych badań, natomiast samo przechowywanie tych badań oparte jest o § 18 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 949) i wskazuje się, że m.in. pracodawca przechowują rejestr oraz karty przez okres 40 lat, licząc od daty ostatniego wpisu.
Należy pamiętać, że zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO przechowywanie danych osobowych o stanie zdrowia dopuszczalne jest dopuszczalne, jeśli wynika z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, niewątpliwie takie obowiązek wynika z wyżej wymienionych przepisów prawa pracy i sanitarnych.
Należy jednak pamiętać, że przechowywanie danych osobowych nie może być dłuższe niż przewidują to przepisy szczególne, czyli w tym określonym przypadku – 40 lat, licząc od daty ostatniego wpisu.
Po upływie okresu wymaganego prawem, dalsze przechowywanie tych danych jest niedopuszczalne i stanowiłoby naruszenie RODO, w szczególności zasady minimalizacji i ograniczenia czasowego przetwarzania danych.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.).
- Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 949)
- RODO