30 kwietnia mija termin na złożenie oświadczeń majątkowych na szczeblu gminnym, powiatowym i wojewódzkim. Złożenie takiego oświadczenia wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, a więc ingerencją w sferę prywatną osób, które ten dokument muszą złożyć.
Podmiotem, który odgrywa największą rolę w procesach przetwarzania danych, jest administrator. Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 7 RODO „administrator” oznacza „osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych”. W przypadku podmiotów publicznych w praktyce często pojawiają się wątpliwości polegające na tym, że cele i sposoby przetwarzania ustalone zostały przez prawodawców. W obszarze administracji publicznej cel przetwarzania danych osobowych będzie mniej lub bardziej ogólnie wyznaczony przepisami prawa. Określony w nich administrator, decydując o celu przetwarzania danych, będzie jedynie konkretyzował jego zakres i odpowiadał potrzebom bardziej szczegółowo określonego zadania publicznego. O tym, czy dany organ, jednostka organizacyjna albo innego rodzaju podmiot jest administratorem osobowych, decyduje przede wszystkim rodzaj i charakter nadanych im przez prawo kompetencji z obszaru spraw publicznych oraz wyznaczone ustawowo zadania.
Obowiązek ustawowy corocznego składania oświadczenia majątkowego dotyczy poszczególnych grup pracowników w zależności od miejsca zatrudnienia oraz radnych. Zgodnie z art. 24h ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, art. 25c ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 27c ust. 3 ustawy o samorządzie województwa oświadczenia majątkowe składają:
1) radny – odpowiednio przewodniczącemu rady gminy, przewodniczącemu rady powiatu, przewodniczącemu sejmiku województwa,
2) wójt, przewodniczący rady gminy, starosta, przewodniczący rady powiatu, marszałek województwa, przewodniczący sejmiku województwa – wojewodzie,
3) zastępca wójta, sekretarz gminy, skarbnik gminy, kierownik jednostki organizacyjnej gminy, osoba zarządzająca i członek organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz osoba wydająca decyzje administracyjne w imieniu wójta – wójtowi,
4) wicestarosta, członek zarządu powiatu, sekretarz powiatu, skarbnik powiatu, kierownik jednostki organizacyjnej powiatu, osoba zarządzająca i członek organu zarządzającego powiatową osobą prawną oraz osoba wydająca decyzje administracyjne w imieniu starosty – staroście,
5) wicemarszałek województwa, członek zarządu województwa, sekretarz województwa, skarbnik województwa, kierownik wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej, osoba zarządzająca i członek organu zarządzającego wojewódzką osobą prawną oraz osoba wydająca decyzje administracyjne w imieniu marszałka województwa – marszałkowi województwa.
W związku z powyższym zasadnym wydaje się stwierdzenie, że administratorem jest podmiot, któremu przepisy prawa nadały kompetencje z obszaru spraw publicznych oraz określiły ustawowo zadania.
Administrowanie zwykle wynika z przepisów prawnych lub faktycznego pełnienia roli decyzyjnej przetwarzania danych osobowych w oparciu o artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Kolejnym istotnym elementem dotyczącym oświadczeń majątkowych są dane osobowe w nich zawarte. W oświadczeniach majątkowych dane osobowe ujmuje się przede wszystkim w części A. Jak wskazuje Urząd Ochrony Danych Osobowych, dość częstą praktyką jest podawanie w tej części danych osobowych wykraczających poza ustawowy katalog, takich jak, np.: numer rachunku bankowego, numer rejestracyjny pojazdu, wysokość dochodów współmałżonka, mienie należące do współmałżonka, numery ksiąg wieczystych.
W oświadczeniach majątkowych nie powinny znajdować się inne dane osobowe niż wymienione w ustawach o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym oraz o samorządzie wojewódzkim. Wymaga tego w szczególności zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) oraz legalizmu (art. 5 ust. 1 lit. a RODO). Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych w oświadczeniach majątkowych ponosi podmiot, który publikuje oświadczenia jako administrator danych osobowych. Na potwierdzenie przytoczony został wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 11 stycznia 2024 r. w sprawie C-252/21 État belge przeciwko Autorité de protection des données.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1153 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1684 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa. (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 581 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).