Co to jest umowa powierzenia?
Zgodnie z art. 28 ust. 1 RODO konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, występuje w sytuacji, gdy w celu realizacji swoich celów związanych z przetwarzaniem danych osobowych administrator posługuje się innym, zewnętrznym podmiotem. Umowa powierzenia reguluje bowiem relacje pomiędzy administratorem i podmiotem przetwarzającym.
Czy pracodawca powinien zawierać umowy powierzenia z takimi podmiotami jak GUS, ZUS czy urząd skarbowy?
W przypadku przekazywania przez administratora, jako pracodawcy danych osobowych podmiotom tj. GUS, ZUS czy urząd skarbowy mamy do czynienia z udostępnieniem danych na podstawie przepisów prawa, a nie z powierzeniem przetwarzania. Na administratorze (pracodawcy) ciąży obowiązek przekazywania szeregu danych osobowych pracowników w związku z realizacją nałożonych na niego zadań ustawowych wynikających m.in:
- z art. 49 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r.- o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2021 poz. 423 t.j.) na podstawie wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (wobec ZUS) (Dz.U. 2020 r. poz. 2366 t.j.)
- ustawy z 26 lipca 1991 r.- o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2021 poz.1128 t.j.) w związku z obowiązkiem w zakresie odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych (wobec Urzędu Skarbowego)
- z art. 237 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz.U. 2020 poz.1320 t.j.) na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (wobec GUS).
O powierzeniu przetwarzania danych nie możemy też mówić w przypadku umów zawieranych pomiędzy pracodawcą a bankiem. Bowiem pracodawca zawierając z bankiem umowę o świadczenie usług bankowych, na jej podstawie udostępnia dane swoich pracowników w celu dokonania przelewów wynagrodzeń.
Bank realizując swoje zadania wynikające z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.- Prawo bankowe (Dz.U. 2021 poz. 2439 t.j.), w momencie otrzymania od pracodawcy danych pracowników w celu świadczenia usług bankowych, staje się administratorem tych danych.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r.- o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2021 r. poz. 423 t.j.)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. 2020 r. poz. 2366 t.j.)
- Ustawa z 26 lipca 1991 r.- o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2021 poz. 1128 t.j.)
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz.U. 2020 poz.1320 t.j.)
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (U.2009.14.80)
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r.- Prawo bankowe (Dz.U. 2021 poz. 2439 t.j.)