Zgodnie z definicją ogólnego rozporządzeniem o ochronie danych administratorem danych osobowych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Aby zdecydować o tym czy KZP działająca u danego pracodawcy jest odrębnym administratorem należy poddać analizie przepisy związane z KZP.
Przede wszystkim celem działania KZP jest udzielanie jej członkom pomocy materialnej w formie nieoprocentowanych pożyczek, a w miarę posiadanych środków także zapomóg.
Działanie KZP określone jest przez ustawę z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych. Kontrolę nad KZP sprawuje działająca u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa jedna lub kilka lub rada pracowników. W świetle przepisów są to podmioty sprawujące kontrolę nad KZP.
Organami KZP są:
1) walne zebranie członków;
2) zarząd;
3) komisja rewizyjna. Kompetencje organów KZP stanowią o tym że zgodnie z definicją administratora decydują o celach i sposobach przetwarzania, w związku z powyższym KZP jest administratorem danych osobowych w zakresie ustalonym przez ustawę z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych.
Pracodawca natomiast świadczy KZP pomoc w zakresie:
1) udostępniania pomieszczeń biurowych;
2) udostępniania odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie gotówki;
3) transportu gotówki do banku i z banku, jeśli pracodawca prowadzi obrót gotówkowy;
4) udzielania informacji umożliwiających dokonanie weryfikacji, czy określona osoba spełnia warunki, o których mowa w art. 7 ust. 1 oraz art. 35 ust. 4 pkt 1–3;
5) prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej;
6) dokonywania na rzecz KZP potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na listach płac, listach wypłat i zasiłków, a w przypadku braku możliwości dokonania takiego potrącenia –informuje o tym zarząd;
7) niezwłocznego odprowadzania wpłat wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na rachunek płatniczy KZP;
8) przekazywania przez zarząd członkom KZP informacji o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużenia.
Szczegółowe warunki świadczenia pomocy, określa umowa zawarta między pracodawcą a KZP.
W tym zakresie można uznać że to pracodawca zobligowany do tego w ramach stosunku pracy jest administratorem danych.
W związku z powyższym podmioty te współdziałają ze sobą, a zatem wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych wykorzystywanych w tym celu, przetwarzają je więc jako współadministratorzy.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (U. 2021 poz. 1666)
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Tekst mający znaczenie dla EOG)