Organ nadzoru sformułował ogólne zalecenie, w związku z wątpliwościami, czy komisja dyscyplinarna badająca sprawę nauczyciela może żądać od dyrektora szkoły udostępnienia dokumentów dotyczących konkretnego ucznia, takich jak: orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, wielospecjalistyczna ocena poziomu funkcjonowania czy indywidualny program edukacyjno-terapeutyczny, które zawierają dane osobowe dziecka należące do danych osobowych szczególnej kategorii.
W celu zinterpretowania sprawy w postępowaniu wyjaśniającym, a następnie dyscyplinarnym dotyczącym nauczyciela, uprawnione podmioty mogą zbierać wszelkie dowody. W momencie ich pozyskiwania, jeśli zwracają się do administratora danych osobowych o udostępnienie, wówczas należy solidnie umotywować wniosek, natomiast zadaniem administratora jest ustalenie, czy spełnione są przesłanki umożliwiające udostępnienie danych.
Prezes UODO wskazał, że zgodnie z art. 85g ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, w postępowaniu wyjaśniającym tok postępowania przeprowadzany jest przez rzecznika dyscyplinarnego, a w postępowaniu dyscyplinarnym – przez komisję dyscyplinarną. Nie wyłącza to jednak prawa do zgłoszenia wniosku dowodowego przez nauczyciela, którego postępowanie dotyczy. W postępowaniu wyjaśniającym bądź dyscyplinarnym rzecznik lub komisja dyscyplinarna dla wyjaśnienia sprawy, może przesłuchiwać świadków, przeglądać akta osobowe nauczyciela i sporządzać notatki oraz kopie a także zasięgać opinii biegłych.
Zgodnie z § 23 ust. 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 maja 2016 r. w sprawie szczegółowego trybu prowadzenia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego wobec nauczycieli oraz wznawiania postępowania dyscyplinarnego, do zamknięcia rozprawy rzecznik dyscyplinarny, obwiniony i jego obrońca mogą zgłaszać wnioski o dopuszczenie nowych dowodów, w tym powołanie biegłych.
Rozstrzygając dylemat możliwości przetwarzania danych osobowych w tym udostępniania na potrzeby postępowania o którym mowa, trzeba wziąć pod uwagę również przepisy RODO, które jasno precyzują, iż administrator zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem, zapewnić im poufność, a w razie ewentualnej kontroli organu nadzorczego – rozliczalność. Należy pamiętać, że przetwarzanie czy udostępnianie danych osobowych, może się odbywać jedynie po spełnieniu jednego z warunków określonych w art. 6 RODO, a w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych – po spełnieniu przesłanek określonych w art. 9 RODO.
Jak wskazano wyżej każdy wniosek o udostępnienie danych powinien być skrupulatnie uzasadniony, ale przede wszystkim wymaga indywidualnej analizy administratora, który musi wziąć pod uwagę: obowiązujące przepisy prawa, rodzaj danych osobowych a także cel i uzasadnienie potrzeby posiadania danych przez podmiot, który żąda udostępnienia oraz wskazanie przez niego właściwej podstawy prawnej. W przypadku gdy uzasadnienie wniosku budzi wątpliwości, celowe jest uzyskanie od wnioskującego dodatkowych wyjaśnień.
Należy podkreślić, że uprawnione podmioty mogą zbierać wszelkie dowody, pod warunkiem że będą one konieczne dla wyjaśnienia sprawy, ale to zadaniem administratora jest wnikliwa analiza składanych przez te podmioty wniosków, aby nie narazić się na naruszenie zasad dotyczących przetwarzania danych zgodnie z prawem oraz zapewnienia ich poufności i rozliczalności.
Podstawa prawna:
- ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1);
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U.2021.1762 t.j.);
- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ z dnia 25 maja 2016 r. w sprawie szczegółowego trybu prowadzenia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego wobec nauczycieli oraz wznawiania postępowania dyscyplinarnego (Dz.U.2016.741).