Zakres dokumentacji pracowniczej szczegółowo określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza wg. art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, to akta osobowe pracowników oraz pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.
Akta osobowe dzielimy na 4 części:
- część A – dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
- część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu całego zatrudnienia pracownika;
- część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;
- część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu a także inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Zatem jakie obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej ciążą na pracodawcy?
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika w tym dokumentację płacową. Ponadto zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie jej w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy ale gromadzonej poza aktami osobowymi zaliczamy:
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia oraz środków ochrony indywidualnej,
- dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży, obuwia oraz ich pranie i konserwację.
- dokumenty ewidencji czasu pracy,
- dokumenty dotyczące urlopu wypoczynkowego,
- listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Zgodnie z obecnymi przepisami prawa możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Przed tym terminem, w przypadku dokumentów które podlegały włączeniu do akt, okres ich przechowywania wynosił 50 lat , niezależnie od tego, czy stosunek pracy ustał przed tym dniem, czy też był kontynuowany. Natomiast istnieje możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, wówczas pracodawca może złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne ZUS RIA, zgodnie z art. 4 pkt 6a Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W następstwie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, których raporty informacyjne dotyczą, ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport ten został złożony.
Od 1 stycznia 2019r wprowadzono również zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, co więcej, przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową, jednak co istotne, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o każdorazowej zmianie formy prowadzenia dokumentacji. Jednocześnie pracodawca ma również obowiązek poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej formy dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.
Uwaga!
W myśl art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca:
- nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
- nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany prawem okres,
- pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
…podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł!
Podstawa prawna:
- ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1);
- ustawa z dnia 26 czerwca 197r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020r. poz. 1320 t.j.);
- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U.2018.2369);
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2020.1320 t.j.).
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.2021.423 t.j.).