Przesłanki dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem
Ustawodawca w Rozporządzeniu 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wskazał, iż aby spełnić wymóg przetwarzania danych zgodnie z prawem konieczne jest zrealizowanie co najmniej jednego z warunków wymienionego w ustawie.
Są to np.: wyrażenie zgodny na przetwarzanie swoich danych osobowych w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne: do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze bądź do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej, do wykonywania zadanie realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, a także do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem (art. 6 ww. rozporządzenia).
Zgodnie z zasadą niezbędności danych wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit b Rozporządzenia 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), administrator powinien przetwarzać tylko takiego rodzaju dane i tylko takiej treści, które są niezbędne ze względu na cel zbierania danych, a oceny tej powinien dokonać najpóźniej w momencie ich zbierania. Nawiązując z kolei do zasady minimalizmu wyrażonej w art. 5 ust. 1 lit c, ww. rozporządzeniu dane muszą być adekwatne, stosowne, a także ograniczone jedynie do tego co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Odnosząc się do wyżej przywołanych przepisów stwierdzić należy, że jedną z kilku samoistnych podstaw przetwarzania danych osobowych jest niezbędność tego przetwarzania dla realizacji prawnie usprawiedliwionych celów (interesów) administratora lub odbiorcy danych.
Pełnomocnictwo procesowe w sprawach administracyjnych
Zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2021.735) strona może działać przez pełnomocnika z wyjątkiem czynności, które ze względu na swój charakter wymagają jej osobistego działania. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna, która posiada zdolność do czynności prawnych, o czym mowa w art. 33 § 1 ww. ustawy. Art. 40 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2021.735) stanowi, że w przypadku ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania strony w postępowaniu administracyjnym wszelkie pisma doręcza się pełnomocnikowi.
W związku z tym co powyżej należy stwierdzić, że samo ustanowienie pełnomocnika nie czyni go bowiem stroną postępowania. Jednym z następstw ustanowienia pełnomocnika przez stronę jest jedynie konieczność doręczenia mu wydanej decyzji. Warto zaznaczyć, że doręczenie to ma charakter jedynie informacyjny. O przyznaniu pełnomocnikowi przymiotu strony postępowania nie decyduje samo wskazanie w decyzji jego imienia, nazwiska oraz adresu zamieszkania.
W naszej ocenie danych pełnomocnika nie należy wpisywać w decyzjach administracyjnych.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2021.735).