Co to jest plan urlopów?
Zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2020 r. poz. 1320 t.j.) plan urlopów sporządzany jest w celu zapewnienia właściwego rozplanowania pracy, a zwłaszcza normalnego, przewidywanego dla pracowników pracy zespołowej toku pracy. Ponadto sporządzenie planu ma na celu zapewnienie otrzymywania urlopów w określonym zakresie przez pracowników.
Pracodawca zwolniony jest z obowiązku ustalania planu urlopów, gdy organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, a także w sytuacji, gdy u danego pracodawcy taka organizacja nie istnieje.
W jaki sposób zapoznaje się pracowników z planem urlopów?
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2020 r. poz. 1320 t.j.) nie określa wprost, w jaki konkretnie sposób pracowników zapoznaje się z planem urlopów. Zgodnie z art. 163 § 2 ww. ustawy plan urlopów pracowników podaje się do ich wiadomości w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Warto natomiast mieć na uwadze, że udostępnianie pracownikom planu urlopów powinno następować zgodnie z zasadą minimalizacji danych, określonych w art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
Jakie dane pracowników są zawarte w planie urlopów?
Danymi, które muszą zostać zawarte w planie urlopów jest imię i nazwisko pracownika, a także data rozpoczęcia urlopu, jak i jego zakończenia.
Zawieranie w dokumentach innych danych o znacznie szerszym zakresie może mieć nadmierny charakter.
Przestrzeganie zasady minimalizacji danych przez pracodawcę w przypadku zapoznania pracowników z planem urlopów
Zgodnie z art. 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dane osobowe muszą być przede wszystkim adekwatne, stosowne, a także niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
W związku z powyższym w naszej opinii, udostępnianie pracownikom planów dotyczących urlopów wypoczynkowych w żaden sposób nie narusza zasady minimalizacji danych, z wyjątkiem sytuacji, w których administrator udostępnia dane w zakresie znacznie szerszym, niż jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz.U. 2020 r. poz. 1320 t.j.)