Normalnym jest, że interesanci dzwonią do organu z różnymi pytaniami. Czasami są przy tym nieuprzejmi, czasem nie spodoba im się to, co urzędnik powie, czemu dadzą wyraz, czasami chcą załatwić jakąś sprawę administracyjną nie wychodząc z domu i przekazują w ten sposób wiele danych osobowych, niekiedy wrażliwych. Aby zabezpieczyć komfort pracy urzędników niektóre jednostki wprowadzają rozwiązanie powszechnie znane z sektora prywatnego, czyli nagrywają połączenia telefoniczne, o czym informują dzwoniącego na wstępie rozmowy. Jeżeli interesant nie wyrazi zgody na nagrywanie rozmowy, to połączenie jest przerywane i musi on osobiście udać się do urzędu. Wprowadzenie tego rozwiązania jest uzasadniane w różny sposób: ochroną interesów pracowników urzędów, czy zabezpieczeniem toku danego postępowania, żeby nie było wątpliwości co zostało interesantowi przekazane przez urzędnika.
Urząd Ochrony Danych Osobowych zdecydowanie odradza wprowadzenia takiego postępowania.
UODO przypomina, że aby móc nagrywać rozmowy telefoniczne i później przechowywać te nagrania konieczne jest wykazanie podstawy przetwarzania danych osobowych. Najczęściej przetwarzanie oparte jest na wyrażeniu dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) przez interesanta na początku połączenia telefonicznego, ale UODO stawia pytanie o to, gdzie jest dobrowolność, jeżeli konsekwencją niewyrażenia zgody jest niemożliwość załatwienia sprawy bez osobistej wizyty w niekiedy odległym urzędzie. UODO wskazuje, iż ze względu na ten brak równowagi między administratorem, będącym władzą publiczną a osobą, której dane dotyczą i fakt, że najczęściej interesantowi nie zostanie zaproponowana żadna alternatywa, wobec czego nie ma on właściwie wyboru i musi wyrazić zgodę na nagrywanie, żeby załatwić sprawę. Z tego względu nie można uznać zgody interesanta za podstawę nagrywania jego rozmowy.
Podstawą przetwarzania nie mogą być również art. 6 ust. 1 lit c lub e RODO, czyli sytuacje, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. Nie istnieje bowiem żaden szczególny przepis prawa, zarówno polskiego jak i europejskiego, który pozwalałby na takie działanie. Nie może być to art. 14 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, który stanowi, iż sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą innych środków łączności, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie, ponieważ zgodnie ze zdaniem drugim tego przepisu treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji, co powoduje iż nagrywanie rozmowy jest niecelowe.
Ponadto nagrywając rozmowę z interesantem urząd nagrywa również własnego pracownika, co musi zostać uznane za niedozwoloną prawem formą monitoringu pracy urzędnika (art. 222 Kodeksu pracy).
Opracowano na podstawie:
– Biuletyn UODO, nr 11/11/23, s. 13 – 17. (dostęp: https://uodo.gov.pl/pl/file/4485)
Podstawa prawna:
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).