W oparciu o art. 107 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021r. poz. 735 t.j.) w celu przeprowadzenia prawidłowego postępowania, które dany organ administracji publicznej prowadzi, konieczne jest wskazanie wszystkich stron postępowania w oparciu o ich dane osobowe. Należy przy tym pamiętać, że do oznaczenia takiej strony w postępowaniu wystarczy imię i nazwisko, oraz adres zamieszkania. Bezzasadne jest w takim przypadku wskazanie numeru ewidencyjnego PESEL, jako dodatkowej przesłanki do zidentyfikowania strony. Numer PESEL podlega szczególnej ochronie prawnej, ponieważ jest to krajowy numer identyfikacyjny danej osoby, a jego wskazanie w decyzji jest niezgodne z przyjętą przez RODO zasadą minimalizacji danych. Wyjątek stanowi postępowanie egzekucyjne w administracji.
W opinii Prezesa UODO „dołączanie do pism w postępowaniu administracyjnym „rozdzielników” zawierających dane wszystkich uczestników postępowania (w tym także osób niebędących stronami postępowania) jest błędną praktyką. Może bowiem prowadzić do ujawnienia danych osobowych w sposób naruszający przepisy procedury administracyjnej”. Wykaz stron postępowania jest ważny dla organu prowadzącego postępowanie, nie ma natomiast takiego przepisu w KPA, który wprost nakazywałby wskazanie w korespondencji skierowanej do danego uczestnika postępowania rozdzielnika, w którym wskazane będą wszystkie strony postępowania wraz z ich danymi osobowymi. Przepisy KPA zezwalają na zapoznanie się z danymi innych uczestników postępowania, a organy administracji publicznej mają w obowiązku wyczerpująco i należycie informować strony o okolicznościach prawnych i faktycznych postępowania. Strony mają prawo na zapoznanie się z informacjami ujętymi w materiale postępowania oraz zawartymi w nim danymi osobowymi pozostałych stron. Niemniej oznaczenie tych stron winno znajdować się w samej treści rozstrzygnięcia administracyjnego, a nie w osobnych wykazach zawierających dane osobowe stron postępowania.
Podstawa prawna:
- ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1);
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021r. poz. 735 t.j.)
- Odpowiedź Prezesa UDOD na pytanie „Czy do pism w postępowaniu administracyjnym należy dołączać „rozdzielniki”?” Opublikowano; Urząd Ochrony Danych Osobowych, Departament Orzecznictwa i Legislacji, 10.08.2020r.