Pracownicy w ramach stosunku pracy wiążącego ich z pracodawcą, często korzystają ze służbowych pojazdów należących do pracodawcy na poczet odpowiedniego wykonywania swoich obowiązków służbowych. Pracodawca powinien określić w regulaminie wewnętrznym jednostki zasady dotyczące użytkowania służbowych pojazdów. Aby przekazać pracownikowi pojazd służbowy pracodawca weryfikuje, czy dany pracownik posiada odpowiednie uprawnienia do kierowania pojazdami.
Na mocy art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020r.poz. 1310 t.j.), pracodawca już na etapie rekrutacji ma prawo do żądania od osoby ubiegającej się o pracę przedstawienia informacji na temat swoich kwalifikacji, jeżeli będzie to niezbędne do prawidłowego wykonywania jego obowiązków służbowych. Pracownik przedstawia niezbędne dane w formie oświadczenia. Jednak pracodawca ma prawo żądać udokumentowania przedstawionego oświadczenia, aby potwierdzić informacje w nim zawarte.
Pracodawca może określić w regulaminie częstotliwość weryfikowania uprawnień do kierowania pojazdami przez pracowników. Należy jednak pamiętać, aby przestrzegać art. 5 ust. 1 RODO, który stanowi o ograniczeniu celu, czyli dane należy zbierać w konkretnych oraz wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzać ich dalej w innym celu, niż do którego zostały zebrane, a także minimalizacji danych, czyli pozyskane dane powinny być adekwatne i stosowne do przedstawionego celu. .
Podstawa prawna:
- ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1);
- ustawa z dnia 26 czerwca 197r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020r. poz. 1320 t.j.).