Na podstawie ust. 1 art. 41a Ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U z 2020r. poz. 713 t.j.) osobami mogącymi wystąpić z inicjatywą uchwałodawczą są osoby, które posiadają czynne prawa wyborcze i są mieszkańcami danej gminy.
Czynne prawo wyborcze nabywa obywatel Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej, jeżeli nie posiada obywatelstwa polskiego, w dniu ukończenia 18 roku życia. Przy przetwarzania danych, aby zweryfikować, czy dana osoba widnieje w rejestrze wyborców, konieczne jest korzystanie co najmniej z imienia i nazwiska i numeru ewidencyjnego PESEL. Odnosząc się do list poparcia, oraz podpisów na nich widniejących, konieczne jest zawarcie co najmniej imienia i nazwiska, oraz numeru ewidencyjnego PESEL, aby można było zweryfikować, czy osoba składająca podpis na liście poparcia obywatelskiej inicjatywy uchwałodawczej posiada czynne prawa wyborcze.
Inicjatywa uchwałodawcza nie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na administratorze. Dla inicjatywy istnieje przyzwolenie, ale nie obowiązek, dlatego też każdorazowo przy zbieraniu podpisów konieczna jest zgoda osób podpisujących się na listach poparcia na to, by przetwarzać ich dane osobowe. Wynika to z faktu iż Rada Gminy może jedynie określać zasady i warunki tworzenia takich inicjatyw, ale nie określa warunków przetwarzania danych, w związku z czym nie można opierać się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Podstawa prawna : art. 41a ust. 5 Ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020r. poz. 713), art. 6 ust. 1 lit a i c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr. 2016/679 z 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04).