Lista obecności pracowników to dokument kadrowy, który potwierdza obecność pracownika w danym dniu pracy. W ten sposób dokumentowana jest obecność w pracy. Lista obecności może mieć formę papierową (pracownik podpisuje się na liście), lub formę elektroniczną (pracownik korzysta z katy magnetycznej).
Ustawodawca nie wskazał wprost w żadnym artykule obowiązku tworzenia i prowadzenia list obecności. Natomiast art. 104(1) §1 pkt. 9 Kodeksu pracy, określa jakie prawa i obowiązki, pracownika i pracodawcy, powinien zawierać w swojej treści regulamin pracy. W tym artykule wskazany został obowiązek zawarcia w regulaminie informacji o sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Opisany powyżej zapis nie narzuca na pracodawcy konkretnego sposobu prowadzenia ewidencji obecności pracowników, ale jednocześnie wskazuje, że należy taką ewidencję prowadzić. Oznacza to, że dokument jest zwyczajowo przyjętą formą potwierdzania obecności w pracy. Pracodawca ma w tej materii pełną dowolność i może wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do potrzeb danego zakładu pracy. Lista obecności powinna zawierać takie dane jak: imię i nazwisko pracownika, miejsce na podpis pracownika i okres, którego dotyczy prowadzona lista. Ponadto może zawierać dodatkowo godziny przyjścia i wyjścia, miejsce na podpis kierownika, któremu podlega zatrudniony, oraz dane kierownika, mogącego potwierdzić faktyczny stan z zadeklarowanym czasem pracy w dokumencie.
Lista obecności pracowników jest dość często mylona z ewidencją czasu pracy. Pojawiają się też pytania, czy może być prowadzona jako jedyny dokument, potwierdzający przepracowane godziny. Lista obecności nie może zastępować ewidencji czasu pracy, na co wyraźnie wskazuje art. 149 Kodeksu pracy:
,, Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.
Ewidencja czasu pracy zawiera więcej informacji niż lista obecności. Odnotowuje się w niej prace w niedziele i święta, godziny nadliczbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie, także wszelkie inne nieobecności w pracy (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Informacje te są potrzebne do ustalenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia oraz innych świadczeń pieniężnych. Lista obecności natomiast ma na celu ewidencjonowanie przybycia i obecności w pracy pracownika.
Ewidencja czasu pracy zawiera więc szereg szczegółowych informacji na temat czasu pracy pracownika. Co ważne, są to informacje, które w żadnym wypadku nie mogą znaleźć się na liście obecności. Wynika to z rozporządzenia RODO i ograniczeń związanych z udostępnianiem danych wrażliwych. W kontekście ochrony danych osobowych informacja o stanie zdrowia danego pracownika należy do danych wrażliwych. Z tego względu na liście obecności nie mogą znaleźć się informacje o urlopach, chorobach czy innych powodach nieobecności. Lista obecności ogranicza się wyłącznie do ustalenia obecności pracownika. Gdy pracownika nie ma w danym dniu w pracy, na liście obecności należy odnotować ,,nieobecność” – bez wskazania przyczyny jej powstania, natomiast informacje o rodzaju nieobecności powinny być uwzględnione w prowadzonej ewidencji czasu pracy.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.).