Dane osobowe pracowników podlegają ustawowej ochronie, co oznacza, że powinny być przetwarzane przez pracodawcę zgodnie z prawem. Nie mogą być również udostępniane podmiotom nieupoważnionym. Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą.
Pracodawca musi więc ujawnić treść dokumentacji pracowniczej np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy czy inspektorom ZUS. Wskazane instytucje, realizując swoje zadania ustawowe, przetwarzają dane na podstawie przepisów szczególnych. W przepisach RODO znajduje to odzwierciedlenie w art. 6 ust. 1 pkt c, który legalizuje przetwarzanie w związku
z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa. Przesłanka obowiązku prawnego wskazana w art. 6 ust.1 pkt c nie może występować samoistnie, a jedynie w połączeniu
z przepisami prawa, które wymagają od administratora danych spełnienia tego obowiązku
Zgodnie z art. 86 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 z późn. zm.), jednym z zadań ZUS jest kontrola płatników składek. Kontrola ta służy ocenie wywiązywania się przez płatników z obowiązków
w zakresie ubezpieczeń społecznych
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wykonując czynności kontrolne działa w ramach przyznanych mu uprawnień. Uprawnienia te nadane są na podstawie przepisów szczególnych jakim jest ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z zapisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych w trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy ZUS mają prawo m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mogą również dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek oraz zabezpieczać zebrane dowody. Ponadto mogą żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego, legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli. Inspektorzy mogą również przesłuchiwać świadków oraz płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
Płatnicy składek są zobowiązani m.in. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Dotyczy to także tych dokumentów czy nośników, które przechowują także u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Płatnicy muszą też udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek. Mogą mieć również obowiązek sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli, określonych przez inspektora. Kontrolujący może też domagać się, by płatnik udzielał mu wyjaśnień.
Inspektorzy przeprowadzający kontrolne są zobowiązani nie tylko do zachowania
w tajemnicy informacji, które uzyskali podczas wykonywania czynności służbowych, ale także zasad wynikających z RODO:
- zasady proporcjonalności,
- zasady ograniczenia celu, wymaga by dane osobowe były zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie były przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
- zasady minimalizacji danych na podstawie której dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Podsumowując – jeżeli instytucje kontrolujące wykonują zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można odmówić im udostępnienia dokumentów, w tym akt osobowych pracowników.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 z późn. zm.)