Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej należy do podstawowych obowiązków pracodawcy, ich zaniedbanie może prowadzić do kary grzywny, a także naruszać konkretne interesy pracowników, zarówno w czasie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu.
Od początku stycznia 2019 roku pracodawcom przybył nowy obowiązek, a dotyczył on zmian w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Dzięki ustawie wprowadzono nowy, 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, zamiast dotychczas obowiązujących 50 lat. Krótszy okres obowiązuje w każdym stosunku pracy, który rozpoczął się po wejściu w życie ustawy, czyli od dnia 1 stycznia 2019 roku. Dokumentacja pracownicza, która dotyczy tych stosunków pracy objęta jest 10-letnim okresem przechowywania liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, po upływie tego czasu były pracownik ma okres 1 miesiąca na jej odebranie. Jeżeli pracownik nie odbierze akt w określonym terminie, zostaną one zniszczone, ponieważ pracodawca ma obowiązek zniszczyć nieodebraną przez pracownika dokumentację w nieprzekraczalnym terminie 12 miesięcy od upływu 1-miesięcznego okresu wyznaczonego pracownikowi na jej odbiór. Natomiast okres przechowywania dokumentacji dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku w dalszym ciągu wynosi co do zasady 50 lat.
Przy czym, należy nadmienić, iż w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może ulec skróceniu do 10 lat, pod warunkiem złożenia przez pracodawcę stosownych raportów informacyjnych (ZUS RIA) za wszystkich zatrudnionych w tym czasie pracowników i zleceniobiorców. W takiej sytuacji, o fakcie skrócenia okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat byli pracownicy są informowani przez byłego pracodawcę oraz ZUS na zasadach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
Na podstawie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej, pracodawcy mają również obowiązek przekazać pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, papierową lub elektroniczną informację, w której należy wskazać:
1) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej ustającego stosunku pracy;
2) możliwość odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowego okresu przechowywania;
3) informację, iż w przypadku jej nieodebrania w ww. terminie ulegnie ona zniszczeniu
Podstawa prawna:
USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700, 2140)