Jedną z głównych cech stosunku pracy jest wykonywanie określonej pracy przez pracownika pod kierownictwem pracodawcy. Z tego należy wywieść ogólne prawo pracodawcy do kontrolowania pracy pracownika, co bez wątpienia stanowi ingerencję w jego prawo do prywatności. Z uwagi na konflikt między tymi dwoma sprzecznymi wartościami i interesami obu stron stosunku pracy ustawodawca wprowadził regulację mającą na celu wyważenie tych dóbr prawnych i ustalenie granic, których pracodawca w ramach kontrolowania pracownika przekroczyć nie może bez naruszenia dóbr osobistych pracownika.
Monitoring to stała obserwacja i kontrola jakichś procesów lub zjawisk, stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym. Art. 222 kodeksu pracy (dalej: k.p.) zawiera unormowanie stosowania monitoringu wizyjnego (wyłącznie wizyjnego, wykluczony jest monitoring audiowizyjny) w zakładzie pracy, czyli stałej kontroli terenu zakładu pracy i terenu wokół zakładu pracy, wykonywanej przy użyciu kamer. Zgodnie z § 1 można stosować monitoring wizyjny gdy jest to niezbędne do zapewnienia: 1) bezpieczeństwa pracowników; 2) ochrony mienia; 3) kontroli produkcji; 4) zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Kryterium niezbędności stosowania monitoringu wizyjnego oznacza, że jeżeli jest możliwe zapobiegnięcie zagrożeniom o których mówią przesłanki z § 1 w inny sposób niż montowanie kamer, to pracodawca powinien tak uczynić. Wideomonitoring powinien być stosowany tylko gdy nie jest możliwe osiągnięcie tych celów za pomocą innych środków.
Przesłanki 1), 2) i 4) są dosyć jasne, ale należy wyjaśnić co ustawodawca rozumie przez kontrolę produkcji. Tłumacząc to pojęcie doktryna wskazuje na powiązanie kontroli produkcji z bezpieczeństwem pracowników i ochroną mienia. „Monitoring procesów produkcji pozwala bowiem reagować na zdarzenia, które mogą zagrażać bezpieczeństwu osób lub ochronie mienia. Uzyskane w wyniku monitoringu nagrania z kamer ułatwiają ponadto ustalenie okoliczności wypadków przy pracy. Poza względami bezpieczeństwa w tym przypadku chodzi o zapewnienie prawidłowego przebiegu procesu pracy w obszarze produkcji. Z całą pewnością zamieszczone w halach produkcyjnych kamery ułatwiają zarządzanie procesami produkcji i kontrolowanie ewentualnych nieprawidłowości w celu szybkiego reagowania na nie. Pozwala to ograniczyć konsekwencje błędów popełnianych przez osoby świadczące pracę, jak również minimalizować ryzyko występowania wypadków lub innych niepożądanych zdarzeń (bądź przynajmniej zmniejszyć ich rozmiary).”[1]. Czyli nie należy stawiać równości między kontrolą produkcji a kontrolą wykonywania pracy i oceną pracowników.
Katalog przesłanek jest zamknięty, żadne inne względy, nawet gdyby były obiektywnie uzasadnione nie mogą być podstawą wprowadzenia monitoringu wizyjnego. Jak widać celem monitoringu nie jest nadzór nad efektywnością i wydajnością pracowników, co podkreśla również Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych[2]. Gdyby tak było, to została by dodana wyraźna przesłanka na to pozwalająca w § 1. Należy pamiętać, że nagrywając pracowników zbieramy w ten sposób ich dane osobowe, a przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone wtedy gdy są zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu przetwarzania – art. 5 ust. 1 lit. b RODO) oraz gdy są one adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do osiągnięcia celów w których są przetwarzane (zasada minimalizacji – art. 5 ust. 1 lit. b RODO). Podkreślono to wyraźnie w art. 222 § 3 k.p, który stanowi, iż nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
Kodeks pracy wprowadza ograniczenia co do miejsc, w których można stosować monitoring. Po pierwsze, nie może on obejmować pomieszczeń udostępnionych zakładowej organizacji związkowej (art. 222 § 11 k.p) i jest to zakaz bezwzględny. Po drugie, monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy (.art. 222 § 2 k.p). Czyli teoretycznie jest możliwe nagrywanie pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, ale pracodawca musiałby wykazać, że jest to niezbędne np. do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz musiałoby się to odbywać w sposób zapewniający ochronę godności i innych dóbr osobistych pracowników, np. poprzez zastosowanie „technik uniemożliwiających identyfikację osób, co oznacza, że dobór odpowiednich środków pozostawiono pracodawcy. Wydaje się, że mogą to być różne formy maskowania czy też trwałego zakrywania obrazu, a kluczowy jest efekt takich działań, tj. brak możliwości rozpoznania danej osoby. Istotne jest więc, czy dany obraz nie podlega rejestracji, a nie czy jest on jedynie niewidoczny na ekranie i niemożliwy do odtworzenia”[3].
Dodatkowo, monitoring wizyjny jest zgodny z prawem gdy został wprowadzony zgodnie z wymogami formalnymi. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (§ 6), a co za tym idzie należy to skonsultować z zakładową organizacją związkową na mocy art. 1042 k.p.
Pracodawca jest zobligowany do wypełnienia obowiązku informacyjnego, polegającego na poinformowaniu pracowników o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego, w sposób przewidziany u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (§ 7). Przekazuje on również pracownikowi na piśmie informacje o celu zakresie i sposobie stosowania monitoringu (§ 8). Pracodawca zobligowany jest również do właściwego oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem (§ 9).
Za przekroczenie granic legalnego stosowania monitoringu wizyjnego pracodawca będzie odpowiadać na zasadach określonych w ustawie o ochronie danych osobowych.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).
[1] M. Kuba [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-93, wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 22(2).
[2] Zob. „Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego” czerwiec 2018 (dostęp 6.12.2023 https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/383/354).
[3] J. Jarguz [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 6, Warszawa 2023