Kierując nowego pracownika na obowiązkowe, wstępne badania lekarskie, zgodnie z art. 229 kodeksu pracy (k.p.) pracodawca może zastanawiać się jako pogodzić wymóg wypełniania rubryk dotyczących numeru PESEL i adresu zamieszkania w skierowaniu na badania z faktem, że art. 221 § 1 k.p. ustanawia zamknięty katalog rodzajów danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, w którym adres zamieszkania oraz numer PESEL nie figurują, a można je przetwarzać dopiero, gdy kandydat stanie się już pracownikiem (art. 221 § 3 k.p.), Co więcej, wzór skierowania na badania[1] ma zastosowanie nie tylko do badań wstępnych ale również do okresowych oraz kontrolnych, które już dotyczą pracownika, a nie kandydata ubiegającego się o zatrudnienie. Do tego pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie (art. 229 § 4 k.p.).
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy (dalej: u.s.m.p.) badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podstawową jednostką służby medycyny pracy. Skierowanie na badania oraz orzeczenie lekarskie wydane na podstawie tego skierowania stanowią dokumentację medyczną pracownika, której obowiązek prowadzenia spoczywa na jednostce medycyny pracy (art. 11 ust. 1 u.s.m.p.). Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku praw pacjenta, który określa minimum danych, które ma zawierać dokumentacja medyczna, adres zamieszkania i numer PESEL pacjenta są jej obligatoryjnymi elementami.
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO stanowi, iż przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne gdy jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Przetwarzanie nr PESEL i adresu zamieszkania w skierowaniu na badania lekarskie jest niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy o pracę ze względu na art. 229 § 4 k.p. Oprócz tego, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO pracodawca, jako administrator, uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku na nim ciążącego, a w tym wypadku obowiązek ten wynika z art. 229 k.p, oraz faktu, że nr PESEL i adres zamieszkania kandydata na pracownika są niezbędne do prowadzenia dokumentacji medycznej.
Biorąc powyższe pod uwagę, w świetle zasad ochrony danych osobowych wynikających z RODO dopuszczalnym jest przetwarzanie danych osobowych pracownika w zakresie numeru PESEL i adresu zamieszkania w skierowaniu na badania lekarskie.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 437).
– Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1876 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 607).
[1] Określony w załączniku 3a rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 607).