Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie określonych danych osobowych: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Ponadto może żądać innych danych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (np. przedstawienia zaświadczenia o niekaralności z przepisów o ochronie małoletnich).
Dokumenty zawierające te dane osobowe wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej (część A akt osobowych pracownika obejmuje oświadczenia lub dokumenty danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich) i są przechowywane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, czyli domyślnie przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, albo 50 lat dla akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku. Przepisy szczególne mogą przy tym ustalać inny okres przechowywania dokumentacji pracowniczej lub jej konkretnych elementów.
Co jednak w przypadku, gdy kandydat do pracy złoży dokumenty zawierające dane osobowe, ale ostatecznie nie zostanie zatrudniony? Kodeks i rozporządzenie wprost tego nie określają. Wobec tego należy odwołać się do przepisów RODO. Zgodnie z zasadą minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Jako że celem przetwarzania w tej sytuacji jest przeprowadzenie procesu rekrutacji, to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych długo stał na stanowisku, iż w przypadku, gdy ostatecznie nie dochodzi do zatrudnienia pracownik, to należy niezwłocznie usunąć wszelkie dane, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 20.02.2024 r. (III OSK 2700/22) orzekł jednak, iż jeżeli pracodawca przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli ze względu na prawnie uzasadniony interes administratora i pracodawca wskaże, iż tym interesem jest zabezpieczenie przed ewentualnymi roszczeniami ze strony kandydata do pracy (np. oskarżenia o dyskryminację kandydata w procesie zatrudnienia), to wtedy maksymalny okres przechowywania danych osobowych kandydata do pracy jest równy okresowi przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, czyli wynosi 3 lata.
Informacja o celach jak i okresie przechowywania danych powinna zostać przedstawiona w formie klauzuli informacyjnej na początku procesu rekrutacji.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).