Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (dalej: ustawy) przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą obowiązki określone w ust. 2-8.
Oznacza to, iż takie osoby muszą:
- zostać zweryfikowane w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (art. 21 ust. 2 ustawy),
- przedłożyć informację o niekaralności albo jej ekwiwalent (art. 21 ust. 3 – 8 ustawy).
Analizując punkt drugi należy rozróżnić informację o niekaralności z KRK, czyli tzw. „zaświadczenie o niekaralności” (art. 21 ust. 3 ustawy) z „oświadczeniem o niekaralności” z art. 21 ust. 7 ustawy.
Podstawowym obowiązkiem osoby dopuszczanej do pracy lub innej działalności z dziećmi jest przedstawienie pracodawcy lub innemu organizatorowi działalności z małoletnimi informacji („zaświadczenia”) o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego we wskazanym w przepisie zakresie (art. 21 ust. 3), czyli dokumentu urzędowego wydawanego przez właściwe organy państwowe. Przedstawienie tego dokumentu jest zasadą obowiązującą wszystkich kandydatów do pracy lub osób dopuszczanej do innej działalności z małoletnimi. Dla osoby będącej tylko obywatelem Polski, która w ciągu ostatnich 20 latach zamieszkiwała wyłącznie w Polsce jest to jedyny wymóg ustawowy (nie licząc sprawdzenia w Rejestrze, którego dokonuje pracodawca).
Art. 21 ust. 3. Osoba, o której mowa w ust. 1, przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 1939), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
Warto zawrócić uwagę, że informacja z KRK o której mowa w tym przepisie ma ograniczony zakres. Nie jest to „ogólna” informacja o niekaralności obejmująca całą kartotekę osoby (wszystkich możliwych przestępstw, które są opisane w Kodeksie karnym) – zakres został określony wąsko, do konkretnych przestępstw związanych przede wszystkim z ochroną wolności seksualnej małoletnich. Jednak, jeżeli pracownik lub osoba dopuszczana do innej działalności z małoletnimi przyniesie zaświadczenie ogólne, obejmujące całą kartotekę, to pracodawca powinien je respektować.
„Oświadczenie o niekaralności” to dokument prywatny sporządzony przez osobę, która to oświadczenie składa, o wskazanej w przepisie treści (art. 21 ust. 7 ustawy). Oświadczenie, w przeciwieństwie do zaświadczenia, nie jest wydawane przez żaden organ państwowy. Oświadczenie o niekaralności składane jest wyjątkowych przypadkach. Dotyczy bowiem tylko obywateli państw innych niż Polska oraz osób, które w ciągu ostatnich dwudziestu lat zamieszkiwały w innym niż Polska lub państwo obywatelstwa kraju, które nie mogły przedłożyć zaświadczenia o niekaralności z tych państw. Wyjątkowy charakter oświadczenia podkreśla fakt, iż za złożenie fałszywego oświadczenia grozi odpowiedzialność karna.
Art. 21 ust. 4. Osoba, o której mowa w ust. 1, posiadająca obywatelstwo innego państwa niż Rzeczpospolita Polska, ponadto przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
Zasadą jest, że obywatel innego państwa niż Polska ma, wobec tego, złożyć:
- informację z polskiego KRK (polskie zaświadczenie o niekaralności) w zakresie określonym w art. 21 ust. 3 ustawy,
- informację z KRK państwa obywatelstwa w zakresie działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
Art. 21 ust. 5. Osoba, o której mowa w ust. 1, składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa, oraz jednocześnie przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
Zgodnie z ust. 5, jeżeli dodatkowo pracownik lub osoba dopuszczana do innej działalności z małoletnimi zamieszkiwał przez ostatnie 20 lat w kraju innym niż Polska lub państwo obywatelstwa, to musi:
- przedłożyć informację z polskiego KRK (polskie zaświadczenie o niekaralności) w zakresie określonym w art. 21 ust. 3 ustawy;
- przedłożyć informację z KRK państwa obywatelstwa w zakresie działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi – jeżeli jest obywatelem innego państwa niż Polska;
- złożyć oświadczenie o zamieszkiwaniu w ciągu ostatnich 20 lat w innym państwie niż Polska lub państwo obywatelstwa;
- przedłożyć informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
Jak rozumieć, że osoba „zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat” w innym państwie? Zgodnie z Kodeksem cywilnym miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Nie jest więc zamieszkiwaniem np. wyjazd na studia w ramach programu Erasmus czy na wakacje, ponieważ miejsce zamieszkania pozostaje w Polsce.
Art. 21 ust. 6. Jeżeli prawo państwa, o którym mowa w ust. 4 lub 5, nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, przedkłada się informację z rejestru karnego tego państwa.
Ten przepis oznacza, że w wypadku, gdy państwo inne niż Polska (czy państwo obywatelstwa czy państwo, w którym osoba zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat) nie wydaje zaświadczeń o niekaralności w zakresie ograniczonym tylko do „działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi”, to wtedy można uzyskać ogólne zaświadczenie o niekaralności, z całej kartoteki osoby, z rejestru prowadzonego przez to państwo. Z punktu widzenia RODO jest to ogromna różnica, ponieważ pracodawca przetwarza wówczas znacznie szerszy katalog danych osobowych.
Art. 21 ust. 7. W przypadku gdy prawo państwa, z którego ma być przedłożona informacja, o której mowa w ust. 4-6, nie przewiduje jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, osoba, o której mowa w ust. 1, składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściła się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.
Dopiero w ust. 7 mowa jest o „oświadczeniu” o niekaralności. Oznacza to, iż oświadczenie jest ostatecznym rozwiązaniem w sytuacji, gdy w państwie obywatelstwa lub w którym osoba zamieszkiwała w ciągu 20 lat:
- nie można uzyskać informacji o niekaralności do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi lub,
- nie prowadzi się w ogóle rejestru karnego.
W takiej sytuacji osoba dopuszczana do pracy z małoletnimi musi:
- przedłożyć informację z polskiego KRK (polskie zaświadczenie o niekaralności) w zakresie określonym w art. 21 ust. 3 ustawy,
- złożyć oświadczenie o zamieszkiwaniu w ciągu ostatnich 20 lat w innym państwie niż Polska lub państwo obywatelstwa,
- złożyć oświadczenie, że w danym państwie nie jest prowadzony rejestr karny/ nie wydaje się informacji z rejestru karnego,
- złożyć oświadczenie o niekaralności w zakresie określonym w art. 21 ust. 7.
Treść oświadczenia o niekaralności musi się pokrywać z art. 21 ust. 7 ustawy, tzn. być ograniczoną do wskazanych przestępstw. Art. 10 RODO ustanawia wysokie standardy ochrony dla danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Administrator nie może przetwarzać więcej danych (szerszego zakresu informacji o niekaralności), niż pozwala mu na to przepis prawa. Jednocześnie odbierając takie oświadczenie, należy okazać pracownikowi klauzulę informacyjną o przetwarzaniu jego danych.
Art. 21 ust. 8. Oświadczenia, o których mowa w ust. 5 i 7, składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: “Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Art. 21 ust. 9. Informacje oraz oświadczenia, o których mowa w ust. 3-7, pracodawca lub inny organizator załącza do akt osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do takiej działalności.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 560).