Jak stanowi art. 2b ust. 7 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: u.r.z.s.) pracodawcy podmioty i osoby realizujące zadania wynikające z ustawy przechowują dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co 5 lat. Zgodnie zaś z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane (zasada retencji).
Niektóre orzeczenia o niepełnosprawności są orzeczeniami okresowymi (terminowymi), których przydatność kończy się po upływie wskazanego w nich terminu. Ustawa nie ustala sztywnego okresu przechowywania danych zawartych w orzeczeniach o niepełnosprawności, ale wskazany w art. 2b ust. 7 u.r.z.s. 5-letni termin może być przydatną wskazówką dla pracodawcy, będącego administratorem danych osobowych swoich pracowników, do samodzielnego określenia okresu przetwarzania tych danych.
Pracodawca może się przy tym obawiać sytuacji, gdy do zakładu wejdzie kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, która zażąda dostępu do akt osobowych pracownika, które są przechowywane 50 lub 10 lat i np. zacznie zadawać pytania o urlop wydany na podstawie orzeczenia, którego termin już upłynął, a zostało ono usunięte zgodnie z zasadą retencji.
Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, iż jeżeli administrator czuje potrzebę udokumentowania dodatkowych uprawnień pracownika wynikających z niepełnosprawności np. w przypadku kontroli PIP, to powinien to wykazać w raporcie z przeprowadzonego przeglądu przetwarzania danych. Nie powinno się to jednak odbywać w oderwaniu od przepisów prawa będących podstawą przeprowadzenia takiej kontroli. W wypadku kontroli PIP jest to art. 30 ust. 3c u.r.z.s., zgodnie z którym Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza, nie rzadziej niż co trzy lata, kontrolę w zakładach pracy chronionej i w zakładach aktywności zawodowej w zakresie przestrzegania przepisów ustawy, w szczególności art. 28 ust. 1 pkt 2. W praktyce oznacza to, iż skoro kontrola PIP pojawi się w zakładzie pracy chronionej przynajmniej raz na trzy lata, to nie ma uzasadnionego powodu, aby okres przechowywania już wygasłego orzeczenia o niepełnosprawności wynosił np. 9 lat.
Opracowano na podstawie:
– Biuletyn UODO, nr 06/06/24, s. 14 – 15. (dostęp https://uodo.gov.pl/pl/file/4974)
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 44 z późn. zm.).