W ramach wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych przez gminę, o której mowa w art. 10a-c Ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020r. poz. 713 t.j.) istnieje możliwość wspólnej obsługi organizacyjnej, administracyjnej i finansowej, którą zapewnia gmina dla jednostek obsługiwanych.
Mowa między innymi o gminnych instytucjach kultury, jednostkach organizacyjnych gminy, które można zaliczyć do sektora finansów publicznych, jak również innych gminnych osobach prawnych, które zostały utworzone na podstawie innych ustaw do wykonywania zadań publicznych, a które jednocześnie zaliczają się do sektora finansów publicznych. Jednostki zawierają między sobą porozumienie, w którym określają zakres wspólnej obsługi. Zarówno jednostki obsługujące, jak i jednostki obsługiwane mają prawo wglądu w dokumentację i pozyskanie informacji w zakresie, który jest niezbędny do wykonania zadania w ramach wspólnej obsługi.
W Ustawie o samorządzie gminnym, art. 10d wskazane jest ponadto, iż jednostka obsługująca ma uprawnienia do tego, by przetwarzać takie dane osobowe, które przetwarza jednostka obsługiwana. Oczywiście tylko w celu i zakresie, jaki jest niezbędny do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi.
Dodatkowo, jak stanowi art. 6 ust.1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli „przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”. Przyjąć zatem można, że wykonywanie zadań nałożonych na jednostkę w ramach wspólnej obsługi przez gminę, daje uprawnienia administratorowi danych do ich przetwarzania, ponieważ w świetle prawa jest to jego obowiązkiem.
Podstawa prawna:
ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04);
Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020r. poz. 713 t.j.);