Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych osób, wobec których były prowadzone postępowania przez organy Policji stanowi art. 20 ustawy o Policji, zgodnie z którym Policja w celu realizacji zadań ustawowych z zachowaniem ograniczeń wynikających z art. 19 jest uprawniona do przetwarzania informacji w tym danych osobowych.
Podstawy przetwarzania danych osobowych są określone w art. 6 RODO. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów; przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej; przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Zgodnie z art. 14 ust. 4 – policja w celu realizacji ustawowych zadań może korzystać z danych o osobie, w tym również w formie zapisu elektronicznego, uzyskanych przez inne organy, służby i instytucje państwowe w wyniku wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych oraz przetwarzać je w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125), bez wiedzy i zgody osoby, której dane te dotyczą.
W świetle art. 20 ust. 2b ustawy o Policji gromadzone informacje, mogą obejmować: dane osobowe, o których mowa w art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, z tym że dane dotyczące kodu genetycznego obejmują informacje wyłącznie o niekodującej części DNA; odciski linii papilarnych; zdjęcia, szkice i opisy wizerunku; cechy i znaki szczególne, pseudonimy; ponadto informacje o: miejscu zamieszkania lub pobytu, wykształceniu, zawodzie, miejscu i stanowisku pracy oraz sytuacji materialnej i stanie majątku, dokumentach i przedmiotach, którymi sprawca się posługuje, sposobie działania sprawcy, jego środowisku i kontaktach, sposobie zachowania się sprawcy wobec osób pokrzywdzonych.
Stosownie do treści art. 20 ust. 2c ustawy o policji, danych nie pobiera się w przypadku, gdy nie mają one przydatności wykrywczęj, dowodowej lub identyfikacyjnej w prowadzonym postępowaniu. Ponadto, zgodnie ustawy o Policji, Policja w zakresie swojej właściwości przetwarza informacje, w tym dane osobowe, uzyskane ze zbiorów danych prowadzonych przez inne służby, instytucje państwowe oraz organy władzy publicznej. Przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, przez Policję może mieć charakter niejawny, odbywać się bez zgody i wiedzy, osoby której dane dotyczą, oraz z wykorzystaniem środków technicznych.
Jak już wskazano powyżej zgodnie z art. 20 ustawy o Policji, Policja może przetwarzać dane osobowe w celu realizacji ustawowych zadań. Podstawowymi zadaniami, które powierzono Policji w art. 1 ust. 2 ustawy o policji są między innymi: ochrona życia i zdrowia ludzi oraz mienia przed bezprawnymi zamachami naruszającymi te dobra, ochrona bezpieczeństwa i porządku publicznego, inicjowanie i organizowanie działań mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym, wykrywanie przestępstw i wykroczeń oraz ściganie sprawców, przetwarzanie informacji kryminalnych w tym danych osobowych. Ponadto, stosownie do treści art. 14 ust. 1 i 4 przywołanej ustawy w granicach swych zadań Policja wykonuje czynności: operacyjno-rozpoznawcze, dochodzeniowo śledcze i administracyjno-porządkowe między innymi w celu: rozpoznawania, zapobiegania i wykrywania przestępstw, przestępstw skarbowych i wykroczeń, poszukiwania osób ukrywających się przed organami ścigania lub wymiaru sprawiedliwości. Również w celu realizacji ustawowych zadań policja może korzystać z danych o osobie, w tym w formie zapisu elektronicznego, uzyskanych przez inne organy, służby i instytucje państwowe w wyniku wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych oraz przetwarzać je w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. bez wiedzy i zgody osoby, której dane te dotyczą, (art. 14 ust. 4 ustawy o Policji).
Jak wynika z treści rozporządzenia PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 7 marca 2019 r. w sprawie przekazywania Policji informacji o osobie przez organy uprawnione informacje przekazuje się na pisemny wniosek upoważnionego policjanta, który przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznie, za pośrednictwem poczty wewnętrznej Policji lub organów uprawnionych lub za pomocą urządzeń lub systemów teleinformatycznych albo za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188).
Ponadto Trybunał Konstytucyjny wskazuje, iż przyczyną, dla której prawa jednostki mogą być ograniczone, jest ochrona dobra wspólnego, a w szczególności – wzgląd na potrzeby bezpieczeństwa i obronności kraju. Ochrona bezpieczeństwa państwa jest zatem szczególna wartością, w zderzeniu z którą prawa jednostki, nawet prawa podstawowe, mogą być w niezbędnym zakresie ograniczone. Dopuszczalność ograniczeń podyktowanych takimi względami jest zaś powszechnie przyjęta w państwach demokratycznych (wyrok TK z 16 lutego 1999 r. w sprawie SK 11/98, OTK z 1999 r. cz. 1, poz. 5).
W związku z powyższym policja jest uprawniona do pozyskania danych osobowych, także danych osobowych uchodźców wojennych. Natomiast policja powinna złożyć wniosek z odpowiednią, aktualną podstawą prawną.