Tytułowe zagadnienie regulowane jest przez art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, oraz uszczegóławiające tenże przepis rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.
Art 68 u.ś.p. daje Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnikowi składek na ubezpieczenie chorobowe, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, uprawnienie do kontrolowania prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz upoważnienie do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Pracodawca może kontrolę przeprowadzić samodzielnie, przekazać ją innemu pracownikowi lub zlecić jej wykonanie podmiotowi zewnętrznemu.
Aby firma zewnętrzna mogła przetwarzać dane osobowe pracownika, konieczne jest zawarcie z pracodawcą umowy powierzenia danych osobowych (art. 28 ust. 3 RODO). Z charakteru umowy wynika, że administratorem danych cały czas pozostaje pracodawca, a podmiot z którym zawarł on umowę (procesor), przetwarza dane osobowe jedynie w imieniu administratora, toteż może wykonywać czynności wyłącznie w zakresie i w celu określonym w umowie. Z tego powodu duże znaczenia ma respektowanie zasady minimalizacji danych osobowych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO, np. firma zewnętrza nie powinna wiedzieć o powodzie wystawienia zwolnienia lekarskiego, gdyż nie jest to potrzebne do stwierdzenia prawidłowości jego wykorzystywania, tj. ustaleniu czy w okresie objętym zwolnieniem ubezpieczony nie wykonuje pracy zarobkowej, nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem, czy też w przypadku zwolnienia lekarskiego z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w art. 8 stanowi o konieczności wystawienia osobie kontrolującej imiennego upoważnienia (według wzoru załączonego do rozporządzenia), które uprawnia do wykonywania kontroli również w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. W wypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego od pracy, osoba kontrolująca sporządza stosowny protokół, również według wzoru załączonego do rozporządzenia. Protokół należy przedłożyć kontrolowanemu w celu wniesienia przez niego uwag.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1133 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743).
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).