Jak stanowi art. 73 ust. 2 ustawy Prawo oświatowe (dalej: p.o.) rada pedagogiczna ustala regulamin swojej działalności, a zebrania rady pedagogicznej są protokołowane. Rada pedagogiczna ma zatem swobodę w ustalaniu swojego regulaminu i może postanowić o dopuszczalności nagrywania obrad, ale ze względu na istnienie wymogu protokołowania zebrań należy zadać pytanie czemu te nagrania mają służyć.
Zgodnie z zasadą ograniczania celu przetwarzania, wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit b RODO, dane osobowe powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Ponadto, zgodnie z art. 5 ust. 1 lit c RODO, przetwarzanie powinno być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów przetwarzania. Skoro protokół zawiera przebieg rady pedagogicznej, to należy uznać, że nie jest niezbędne dodatkowe nagrywanie posiedzenia i przetwarzanie dodatkowych danych osobowych w postaci głosu czy wizerunku osób uczestniczących. Dopuszczalnym celem nagrywania zebrań może być funkcja pomocnicza przy późniejszemu sporządzeniu protokołu, ale po jego spisaniu należy uznać nagranie za niecelowe i je usunąć.
Trochę inaczej wygląda nagrywanie posiedzeń rady rodziców. Zgodnie z art. 83 ust. 4 p.o. rada rodziców uchwala regulamin swojej działalności, w którym określa w szczególności wewnętrzną strukturę i tryb pracy rady. W przeciwieństwie do przepisu o radzie pedagogicznej nie ma tutaj obowiązku protokołowania przebiegu zebrania. Wobec tego nie ma przeszkód, aby rada rodziców uregulowała w regulaminie możliwość nagrywania (w postaci dźwięku lub obrazu) spotkania, w celu utrwalenia jego przebiegu i określiła zasady przetwarzania nagrania, w tym miejsce i okres przechowywania nagrań, zgodnie ze standardami RODO.
Na marginesie warto wspomnieć, że zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, administratorem danych osobowych przetwarzanych przez radę rodziców jest szkoła, a nie sama rada.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 900 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).