Instytucje finansowe w tym m.in. banki nie zawsze mogą kopiować dowody osobiste klientów. Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest to dopuszczalne jedynie wtedy, kiedy konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Instytucje finansowe zawierając umowy na świadczenie różnego rodzaju usług, jak np. założenie i prowadzenie konta bankowego, udzielenie pożyczki, obsług bankowości elektronicznej, realizację zlecenia przelewu, wykonują kopię dokumentu tożsamości swojego klienta. Swoje działanie uzasadniają stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zgodnie z art. 34 ust. 4 w/w ustawy, instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Instytucje są zobowiązane przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie, tylko na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.
Urząd Ochrony Danych Osobowych niezmiennie stoi na stanowisku, że powołany przepis nie uprawnia instytucji finansowych do kopiowania dowodu tożsamości klientów w każdej sytuacji.
Zdaniem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych art. 112 b ustawy Prawo bankowe nie pozwala bankom wykonywać kserokopii i skanów dowodów osobistych klientów w celu zbadania zdolności kredytowej, czy założenia konta. Do tych czynności wystarczy spisanie danych z dokumentu tożsamości.
Sporządzenie kopii dowodu tożsamości jest legalne jedynie wtedy, kiedy wynika to wprost z przepisów ustawy. Tymczasem art. 112b Prawa bankowego pozwala przetwarzać do celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Przepis ten nic nie mówi o tym, że banki mogą sporządzać kopie dowodów tożsamości.
Prezes UODO w odpowiedzi na pismo Prezesa Związku Banków Polskich wskazuje, że kopiowanie dokumentów tożsamości niemal przy każdej czynności budzi wątpliwości organu nadzorczego. Dlatego Prezes UODO stanowczo sprzeciwia się takiej praktyce przy każdej czynności.
Prezes UODO w swojej odpowiedzi do Prezesa ZBP wskazuje, że w niektórych sytuacjach kopiowanie np. dowodów osobistych jest legalne. Podstawą sporządzania kopii dokumentów tożsamości jest przepis ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmowi. Kopiowanie jest
to możliwe w określonych w tej ustawie przypadkach takich jak np. przeprowadzanie transakcji okazjonalnej o równowartości 15 tys. euro lub większej albo przypadkach gdy zachodzi podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Prezes UODO podkreśla, że możliwość kopiowania dokumentów tożsamości w przypadkach określonych w tej ustawie nie jest równoznaczna z takim obowiązkiem po stronie banków. Ponadto za każdym razem, gdy bank na podstawie art. 34 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmowi zamierza skopiować dokument tożsamości, to decyzje o tym powinien poprzedzić analizą i zweryfikowaniem czy rzeczywiście taka czynność jest niezbędna, zgodnie z zasadami celowości i minimalizacji, o których mowa w art. 5 ust. 1 lit b) i c) RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 593 z późn. zm.);
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2439 z późn. zm.);
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
Interpretacje ze strony: https://uodo.gov.pl/pl/138/1182