Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: u.r.z.n.) co prawda nie przewiduje wyraźnie możliwości wycofania orzeczenia o niepełnosprawności z akt osobowych pracownika na jego wniosek, ale również tego nie zabrania, stanowi jedynie, że przedstawienie pracodawcy właściwych dokumentów potwierdzających niepełnosprawność jest dobrowolne (art. 2b ust. 2 u.r.z.n). Wobec tego powstaje pytanie, czy dobrowolność przedłożenia dokumentów przekłada się na dobrowolność ich wycofania. Wydaje się jednak, że skoro w świetle art. 20c w zw. z art. 2a ust. 1 u.r.z.n., moment powzięcia przez pracodawcę informacji o niepełnosprawności pracownika, czyli moment przedstawienia dokumentów potwierdzających niepełnosprawność przez pracownika, rodzi po stronie pracodawcy konieczność odpowiedniego traktowania pracownika zgodnie z u.r.z.n., oraz dopełnienia innych obowiązków dotyczących m.in. PFRONu, to nie ma możliwości wycofania tego orzeczenia z akt pracownika.
Art. 2b ust. 1 pkt 1 u.r.z.n. stanowi dla pracodawcy podstawę przetwarzania danych osobowych, w tym sytuacji o stanie zdrowia, m.in. osób pozostających z nim w stosunku pracy jak i niepracujących byłych pracowników dla celów określonych w ustawie. Pracodawcy, podmioty i osoby realizujące zadania wynikające z ustawy przechowują dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co 5 lat (art. 2b ust. 7 u.r.z.n.), a okres przechowywania danych przetwarzanych przez te podmioty wynosi 50 lat (art. 2b ust. 8 u.r.z.n.).
Na gruncie ogólnego rozporządzenie o ochronie danych (RODO) podstawą przetwarzania danych o niepełnosprawności pracownika jest art. 9 ust. 2 lit. b RODO, czyli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. Wynika z tego, że o ile przetwarzanie danych dot. niepełnosprawności było zainicjowane przez pracownika poprzez dobrowolne przedstawienie orzeczenia o niepełnosprawności pracodawcy, to po przedłożeniu dokumentacji pracodawcy służy ona celom określonym przez u.r.z.n. i jest wypełnieniem obowiązków, które ta ustawa nakłada na pracodawcę osoby niepełnosprawnej.
Wobec tego wydaje się, że pracodawca nie może usunąć danych dotyczących niepełnosprawności pracownika z jego akt osobowych, chyba że przestało to być niezbędne i konieczne do realizacji celów przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 2b ust. 7 u.r.z.n.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 44).
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).