Niekiedy przepisy nie wymagają szczególnej formy złożenia określonego pisma do podmiotu publicznego. Sztandarowym przykładem jest postępowanie o udostępnienie informacji publicznej, które celowo jest odformalizowane w zakresie procedury wnioskowej i nie zastrzega szczególnych warunków dla wniosków w formie pisemnej, należy zatem przyjąć, że dopuszczalne jest złożenie wniosku w formie pisemnej dowolnym środkiem komunikowania na odległość, w tym: pocztą elektroniczną czy telefaksem. Czy wobec tego organ może tłumaczyć się nierozpoznaniem sprawy ze względu na nieotrzymanie wniosku, który może w ogóle nie trafił do skrzynki adresata lub ugrzązł w spamie?
Możliwość otrzymywania pism w formie elektronicznej nakłada na organy władzy publicznej oraz inne organy obowiązane, z racji wykonywanych zadań, do udostępniania informacji publicznej, obowiązek dbałości o sprawność urządzeń służących do komunikacji w sprawach publicznych. Naczelny Sąd Administracyjny wielokrotnie wypowiadał się w tym temacie, tworząc linię orzeczniczą, w której podkreśla, że „ryzyko nieodebrania czy też nieodczytania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, skierowanego na oficjalnie podany adres poczty elektronicznej organu obciąża organ a nie skarżącego”[1]. „To do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja filtrów antyspamowych oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną”[2].
Wynika z tego domniemanie, że jeżeli obywatel wysłał pismo na oficjalny adres poczty elektronicznej organu, to dotarła ona do adresata. W razie sporu sądowego jedynym dowodem, który musiałby przeprowadzić obywatel, byłoby dowiedzenie, że wiadomość została wysłana na właściwy adres, po tym ciężar dowodu przechodzi na organ. „Odmienne zapatrywanie sprawiałoby bowiem, że w praktyce prawo do wnioskowania o informację publiczną za pomocą poczty elektronicznej byłoby iluzoryczne, a jego skuteczność zależna byłaby od arbitralnej woli organu”[3]. Jeżeli organ chciały obalić to domniemanie, to, jak przykładowo wskazuje NSA, powinien zakwestionować stanowisko nadawcy, dołączyć do tego wydruk z poczty elektronicznej, wraz z oświadczeniem pracownika odpowiedzialnego za przyjmowanie poczty elektronicznej, że również w skrzynce obejmującej spam nie odnaleziona takiego maila. Przedstawienie takich dowodów powodowało by konieczność ich oceny przez sąd i mogłoby się wiązać z koniecznością przeprowadzenia postępowania dowodowego, w którym nadawca zostałby zobowiązany do przedstawienia logów serwera wysyłającego, które potwierdziłby wysłanie wiadomości[4].
W orzecznictwie podkreśla się, że obowiązek dbałości o sprawność działania systemów komunikacji należy odnosić do wszystkich urządzeń służących do komunikacji z organem administracyjnym. Jeżeli zatem organ ustanowił telefaks albo platformę ePUAP, jako dostępny publicznie środek komunikowania, to ma obowiązek dbałości by urządzenie to działało w sposób umożliwiający odczytywanie nadesłanych za jego pośrednictwem pism[5].
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902).
[1] Wyrok NSA z 24.05.2023 r., III OSK 4146/21, LEX nr 3588905.
[2] Postanowienie NSA z 10.09.2015 r., I OSK 1968/15, LEX nr 1918536.
[3] Wyrok NSA z 13.12.2019 r., I OSK 1890/18, LEX nr 2774331.
[4] Wyrok NSA z 26.02.2020 r., I OSK 3397/18, LEX nr 3031018.
[5] Wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 17.05.2017 r., II SAB/Go 15/17, LEX nr 2299666, Postanowienie NSA z 5.11.2015 r., I OZ 1414/15, LEX nr 1915487.