W toku postępowania administracyjnego w fazie dowodowej (wyjaśniającej), zgodnie z zasadą prawny obiektywnej organ administracji poszukuje i uzyskuje dowody z różnych źródeł, np.: z zawiadomień, z pism procesowych, od świadków, z rejestrów publicznych do których ma dostęp. W efekcie, możliwym jest, że rozpatrując konkretną sprawę, wobec konkretnej osoby (strony postępowania), organ wejdzie w posiadanie danych osobowych z innych źródeł niż bezpośrednio osoba, której dane dotyczą. Organ może w ten sposób uzyskać dane osobowe osób trzecich, których przedmiot sprawy może dotyczyć w mniejszym stopniu lub wcale, np. małżonka, dzieci, konkubenta, wspólnika, współlokatora strony, etc., ale także świadków, których organ może poszukiwać przy użyciu rejestrów publicznych takich jak rejestr mieszkańców, ogólnopolska baza PESEL, czy CEiDG, aby móc doręczyć odpowiednie wezwanie.
Na mocy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) administrator danych osobowych jest zobligowany do dopełniania obowiązku informacyjnego (przekazania klauzuli informacyjnej) wobec osób, których dane przetwarza. Art. 13 RODO dotyczy danych osobowych pozyskanych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą. Z kolei art. 14 RODO obejmuje sytuacje, gdy dane osobowe pozyskano w sposób inny, niż od osoby, której dotyczą. Informacja obejmuje m.in. tożsamość administratora, podstawę prawną i cele przetwarzania, kategorie odnośnych danych osobowych a także źródło, z którego dane zostały pozyskane. W art. 14 ust. 5 RODO ustanawiano wyjątki od dopełnienia obowiązku informacyjnego. Jednym z nich jest przypadek, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie danych osobowych jest wyraźnie uregulowane prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą (art. 14 ust. 5 lit. c RODO).
Dostosowując Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.) do RODO ustawodawca specjalnie nie wprowadził norm dotyczących relacji k.p.a. z art. 14 RODO. Spowodowane jest to tym, że k.p.a., po pierwsze, przewiduje możliwość pozyskiwania lub ujawniania danych osobowych w ramach postępowania dowodowego (przetwarzanie danych osobowych przez organ administracji dla celów prowadzonego postępowania jest niezbędne dla wykonania uprawnień i obowiązków przyznanych organowi w przepisach Kodeksu), a po drugie, zawiera przepisy, które chronią prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą (np. chroniące interesy świadków art. 82 i 83 k.p.a.). Z tego względu, w toku postępowania administracyjnego, w wypadku pozyskiwania danych osobowych z innego źródła niż osoba, której dane dotyczą obowiązek informacyjny wobec takiej osoby jest wyłączony
Warto jednak podkreślić, iż ten wyjątek nie obejmuje sytuacji, gdy dane osobowe uzyskano bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą. Zgodnie z art. 13 RODO, który reguluje obowiązek informacyjny w takich przypadkach, odstąpienie od przekazywania wymaganych informacji opisanych w ust. 1-3, jest możliwe jedynie gdy – i w zakresie, w jakim – osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (art. 13 ust. 4 RODO). W k.p.a. znajduje się art. 2a, oraz przepisy szczególne, które regulują sposób wykonywania obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 ust. 1 i 2 RODO.
Podstawa prawna:
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.).