Dotychczasowe regulacje, na podstawie których funkcjonowały pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe, zawarte były w rozporządzeniu Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 roku w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy, wydanym na podstawie art. 39 ustawy o związkach zawodowych, a który to artykuł został uchylony wraz z wejściem w życie ustawy o KZP. Uchylenie art. 39 ustawy o związkach zawodowych spowodowało w konsekwencji uchylenie również rozporządzenia o PKZP.
W dniu 11 października 2021 roku weszła w życie ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych, która reguluje i porządkuje sposób funkcjonowania tych kas w zakładach pracy.
Obecna ustawa o KZP nie powoduje likwidacji ani też nie zakłóca działania powstałych na podstawie uchylonego rozporządzenia kas w zakładach pracy. Powoduje jednak, że:
- PKZP na mocy przepisów przejściowych i dostosowujących (art. 62–67 ustawy o KZP) stały się automatycznie KZP,
- członkowie PKZP stali się automatycznie członkami KZP,
- wpisowe i wkłady członkowskie w PKZP stały się wpisowym i wkładami członkowskimi KZP,
- członkowie organów PKZP pełnią swoje obowiązki do końca kadencji.
Zarządy KZP zostały zobowiązane, w ciągu 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, do:
- złożenia wniosku do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej, o zmianę danych objętych wpisem do tego rejestru,
- dostosowania swoich statutów do zmian wynikających z ustawy.
Przepisy rozporządzenia o PKZP nie regulowały kwestii przetwarzania danych osobowych członków kasy, obecnie zgodnie z art. 43 ust. 1 Ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych, przetwarzanie przez KZP danych osobowych odbywa się w celu realizacji zadań ustawowych związanych z:
- realizacją zadań ustawowych związanych z członkostwem w KZP
- gromadzeniem wkładów członkowskich,
- udzielaniem pomocy materialnej w formie pożyczek,
- udzielaniem pomocy materialnej w formie zapomóg,
- dochodzeniem praw,
- dochodzeniem roszczeń.
Podstawą przetwarzania danych jest zgoda wyrażona przez:
- członka KZP w formie oświadczenia
- osoby uprawnionej w formie oświadczenia
- poręczyciela w formie oświadczenia
W art. 43 w/w ustawy wskazano także bardzo precyzyjnie, jaki zakres danych przetwarza KZP.
W przypadku członka będą to:
- imię (imiona) i nazwisko
- PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało
- adres do korespondencji oraz numer telefonu lub adres poczty elektronicznej
- stan cywilny oraz ustrój majątkowy
- stan zdrowia (w przypadku starania się o zapomogę)
- otrzymywane wynagrodzenie lub zasiłek
W przypadku osoby uprawnionej do otrzymania wkładu członkowskiego w razie śmierci członka KZP:
- imię (imiona) i nazwisko
- PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało
- adres do korespondencji oraz numer telefonu lub adres poczty elektronicznej
W przypadku poręczyciela KZP będzie przetwarzać dane:
- imię (imiona) i nazwisko
- PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało
- adres do korespondencji oraz numer telefonu lub adres poczty elektronicznej
- stan cywilny oraz ustrój majątkowy
KZP będąc administratorem danych jest zobligowana do realizowania obowiązków informacyjnych zgodnie z art. 13 i 14 RODO
Do przetwarzania danych osobowych − członków KZP, poręczycieli oraz osób uprawnionych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez zarząd. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy oraz ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.
Kto zatem wydaje upoważnienie dla osób przetwarzających dane w ramach pomocy na rzecz KZP? Czy będzie to kasa, czy też pracodawca zapewniający pomoc na rzecz KZP? Przepisy ustawy o KZP przewidują wydawanie upoważnień wyłącznie przez zarząd KZP. Wydaje się jednak, że ta zasada dotyczy wyłącznie osób upoważnionych w ramach administratora danych, jakim jest KZP. Dlatego osoby działające w ramach pomocy ze strony pracodawcy będą upoważniane nie przez KZP, tylko przez pracodawcę realizującego zadania w ramach pomocy na rzecz KZP.
Pracodawca ma bowiem obowiązek m.in.:
- udzielania informacji umożliwiających dokonanie weryfikacji, czy określona osoba może być członkiem KZP lub poręczycielem
- prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej;
- przekazywania przez zarząd członkom KZP informacji o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużenia.
Pracodawca jest więc odrębnym administratorem, któremu KZP udostępnia dane w celu realizacji jego obowiązków wskazanych w ustawie o KZP. Jego uprawnienie do przetwarzania danych członków wynika z art. 43 ust. 8 ustawy o KZP.
Wcześniej brakowało sprecyzowanych wytycznych w zakresie czasu przetwarzania poszczególnych kategorii danych przez kasę. W art. 43 ust. 5 wskazano precyzyjne terminy przechowywania danych, a w ust. 6 pojawił się obowiązek niezwłocznego niszczenia danych po upływie tych terminów.
Czas przechowywania danych przez KZP wynosi:
- Dane członków KZP są przetwarzane przez okres trwania członkostwa, a następnie 10 kolejnych lat.
- Dane osoby, uprawnionej do otrzymania wkładu w przypadku śmierci członka KZP przez okres, gdy jest wskazana jako uprawniona, a w przypadku śmierci członka, przez 5 kolejnych lat po wypłacie wkładu.
- Dane poręczycieli przez okres spłaty pożyczki, a następnie przez 5 kolejnych lat od dnia spłaty poręczanej pożyczki.
Podsumowując nowością w stosunku do poprzednich przepisów stanowi art. 43 ustawy dotyczący danych osobowych. Zakłada on, że KZP będzie administratorem pozyskanych danych, a pracodawca będzie mógł je przetwarzać jedynie w celu świadczenia KZP pomocy, o której mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4–8 ustawy. Podstawą przetwarzania danych (zamknięty katalog zamieszczony w art. 43 ust. 2 ustawy) przez KZP ma być zgoda udzielona w formie oświadczenia członka KZP, osoby uprawnionej lub poręczyciela. KZP będzie mogła żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Uregulowane również zostały kwestie terminów przechowywania danych oraz ich niszczenia po upływie terminów określonych w art.43, ust. 5 ustawy o KZP.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz. U. poz. 1666)