Powyższe pytanie może pojawić się przy okazji porównania przepisów Kodeksu pracy (dalej k.p.), który w art. 94 pkt 9a i 9b stanowi, iż pracodawca jest obowiązany m.in.:

• prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) oraz
• przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

a przepisami ustaw samorządowych. Zgodnie z art. 33 ust. 5 ustawy o samorządzie gminnym, uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wykonuje kierownik urzędu gminy (czyli wójt). Analogiczny przepis znajduje się ustawie o samorządzie powiatowym, której art. 35 ust. 2 stanowi, iż starosta jest kierownikiem starostwa powiatowego oraz zwierzchnikiem służbowym pracowników starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu oraz zwierzchnikiem powiatowych służb, inspekcji i straży. Zgodnie z art. 7 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za jednostki o których mowa w art. 2, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 2 i 3 oraz art. 10 ust. 2 i 3, wykonują: wójt wobec kierowników gminnych jednostek organizacyjnych (art. 7 pkt 1 u.p.s.), oraz wójt lub starosta wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych innych niż wymienione w pkt 1 i 2 (art. 7 pkt 3 u.p.s.)

…

GDZIE PRZECHOWYWAĆ AKTA OSOBOWE DYREKTORÓW I KIEROWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH – W SIEDZIBACH TYCH JEDNOSTEK, CZY W URZĘDZIE GMINY/STAROSTWIE?Czytaj więcej »

W toku pracy otrzymaliśmy od jednego z naszych Klientów pytanie o przekazywanie informacji, ewentualnie opinii do sądu i do prokuratury, w sprawach dotyczących postępowań wobec dzieci lub wobec rodziców o np. pozbawienie władzy rodzicielskiej, gdy w otrzymanym wniosku nie powołano się na żadne przepisy RODO. Przedstawione pytanie było dosyć ogólne, więc wymaga również ogólnej odpowiedzi, ale jest dobrym przyczynkiem do omówienia tych podstawowych kwestii.

…

UDOSTĘPNIANIE DANYCH NA ŻĄDANIE SĄDU LUB PROKURATURY. JAK REAGOWAĆ, GDY SĄD LUB PROKURATURA ŻĄDA PRZEKAZANIA OKREŚLONYCH DOKUMENTÓW CZY INFORMACJI ZAWIERAJĄCYCH DANE OSOBOWE OSÓB FIZYCZNYCH, W TYM DZIECI, GDY PISMA Z TYCH INSTYTUCJI NIE ZAWIERAJĄ POWOŁANIA SIĘ NA PRZEPISY RODO?Czytaj więcej »

W codziennej pracy biurowej może się zdarzyć, że omyłkowo zostanie wysłany do złego adresata mail zawierający dane osobowe osób fizycznych. Art. 33 ust. 1 RODO nakłada na administratora danych osobowych obowiązek zgłoszenia wystąpienia naruszenia danych osobowych bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia, do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO). Zakłada przy tym wyjątek – nie trzeba dokonywać zgłoszenia, gdy „jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności fizycznych”.

…

ODBIORCA ZAUFANY – KIEDY NIE TRZEBA ZGŁASZAĆ NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH?Czytaj więcej »

Wejście w życie przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w 2018 roku spowodowało konieczność dostosowania przepisów Kodeksu pracy (dalej: k.p.) dot. monitoringu pracownika do regulacji RODO. Kwestia ochrony danych osobowych jest bowiem kluczowym aspektem stosowania tej instytucji, gdyż w oczywisty sposób nagrywanie pracownika stanowi wejście w granice jego prawa do prywatności.

…

KORZYSTANIE PRZEZ PRACODAWCĘ Z MONITORINGU DO KONTROLI JAKOŚCI WYKONYWANEJ PRACY PRZEZ PRACOWNIKACzytaj więcej »

Art. 86 RODO stanowi, iż dane osobowe zawarte w dokumentach urzędowych, które posiada organ lub podmiot publiczny lub podmiot prywatny w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, mogą zostać przez ten organ lub podmiot ujawnione zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, dla pogodzenia publicznego dostępu do dokumentów urzędowych z prawem do ochrony danych osobowych. W Polsce takim prawem jest ustawa o dostępie do informacji publicznej (u.d.i.p.), która zakłada, iż udostępnieniu podlega informacja publiczne, w tym dane publiczne, w tym treść i postać dokumentów urzędowych, w szczególności dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających (art. 6 ust. 1 pkt 3 tiret drugi u.d.i.p.). Zgodnie z art. 8 ust. 2 u.d.i.p. informacje publiczne podlegają udostępnieniu w BIP przez podmiotu o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy.

…

CZY W ZWIĄZKU Z OBOWIĄZKIEM PUBLIKACJI DOKUMENTÓW POKONTROLNYCH W BIP NALEŻY ANONIMIZOWAĆ ZAWARTE W NICH DANE OSOBOWE PRACOWNIKÓW JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ?Czytaj więcej »

Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy pracodawca ma prawo domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie określonych danych osobowych: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Ponadto może żądać innych danych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (np. przedstawienia zaświadczenia o niekaralności z przepisów o ochronie małoletnich).

…

OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI KANDYDATA DO PRACY, KTÓRY OSTATECZNIE NIE ZOSTAŁ PRZYJĘTY DO PRACYCzytaj więcej »

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (dalej: ustawy) przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą obowiązki określone w ust. 2-8.

Oznacza to, iż takie osoby muszą:

• zostać zweryfikowane w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (art. 21 ust. 2 ustawy),
• przedłożyć informację o niekaralności albo jej ekwiwalent (art. 21 ust. 3 – 8 ustawy).

…

RÓŻNICA MIĘDZY „ZAŚWIADCZENIEM O NIEKARALNOŚCI” A „OŚWIADCZENIEM O NIEKARALNOŚCI” W ŚWIETLE USTAWY KAMILKACzytaj więcej »

Jak stanowi art. 2b ust. 7 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: u.r.z.s.) pracodawcy podmioty i osoby realizujące zadania wynikające z ustawy przechowują dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co 5 lat. Zgodnie zaś z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane (zasada retencji).

…

OKRES PRZECHOWYWANIA PRZEZ PRACODAWCĘ DANYCH ZAWARTYCH W ORZECZENIACH O NIEPEŁNOSPRAWNOŚCICzytaj więcej »

24 czerwca 2024 roku w Dzienniku Ustaw została opublikowana ustawa o ochronie sygnalistów. Sygnaliści, to osoby, które w związku z działalnością zawodową („kontekście związanym z pracą”) uzyskały wiedzę o naruszeniach prawa, które wystąpiły lub z dużym prawdopodobieństwem mogą wystąpić w organizacji, z którą pozostają w relacji zawodowej i następnie dokonały zgłoszenia lub ujawnienia publicznego tych informacji.

…

SYGNALIŚCI – KTO MUSI WDROŻYĆ PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I ZEWNĘTRZNYCH?Czytaj więcej »

W dniu 4.07br. odbyło się spotkanie w siedzibie Urzędu Ochrony Danych Osobowych z przedstawicielami UODO. Jako inicjatorzy kodeksu postępowania ochrony danych osobowych dla samorządu terytorialnego, pragniemy podziękować przedstawicielom urzędu za owocną dyskusję nad problematyką ochrony danych osobowych w samorządzie terytorialnym, a także Związkowi Województw RP za wsparcie. Będziemy pracować i zapraszać do współpracy dla wspólnego dobra samorządu.